Transformez Microsoft Outlook en gestionnaire GTD avec Jello Dashboard
Je suis toujours à la recherche d’un meilleur client de messagerie. Ne vous méprenez pas, Gmail est génial et tout va bien, mais il y a quelque chose dans le client de messagerie de bureau qui semble plus puissant et utilisable. Nous essayons constamment de trouver de nouvelles façons innovantes de faire de Gmail un client de messagerie de bureau, mais la vérité est que rien n’est plus puissant et riche en fonctionnalités que les véritables clients de messagerie de bureau comme Thunderbird et Outlook.
Mon problème avec Thunderbird est que même s’il est le roi de tous les clients de messagerie de bureau, il ne m’est pas très utile en termes de productivité et de gestion des tâches. Et il a toujours la fâcheuse habitude d’être un peu gourmand en ressources, je n’ai pas vraiment besoin d’un client de messagerie. Je viens donc d’installer Office 2013 et j’ai une version complète d’Outlook à ma disposition. Il existe tout un monde d’opportunités de messagerie – qu’il s’agisse de proposer de nouvelles règles de messagerie innovantes ou de créer des scripts VBA sympas pour automatiser les tâches de messagerie.
Aussi cool qu’Outlook soit de cette manière, il lui manque en fait une chose. Je le vois aussi dans mon travail quotidien car je suis obligé d’utiliser Outlook comme outil de gestion du temps. Bien qu’il agisse comme un organisateur personnel, il ne dispose pas de ces petits outils GTD astucieux que beaucoup d’entre nous aiment pour augmenter la productivité.
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Alors, que font les toxicomanes GTD à la maison ? Eh bien, c’est là que Jello Dashboard entre en jeu.
Jello Dashboard est un outil très unique, un peu comme un client de messagerie, mais ce n’est pas le cas. Il s’agit en fait d’une couche qui s’exécute au-dessus de Microsoft Outlook et transforme Outlook en un outil puissant et très efficace pour faire le travail. C’est comme conduire une voiture compacte normale, échanger les roues de secours contre des roues de performance, convertir le moteur en un turbo réglé avec précision et peindre quelques éclairs sur le capot.
Jello se synchronise avec toutes vos données dans Outlook, puis vous les présente afin que vous puissiez les manipuler et les utiliser dans un environnement complètement différent. C’est l’une des applications les plus cool que j’ai examinées depuis longtemps. Lorsque vous l’installez et le démarrez pour la première fois, ce n’est pas si courant. Ne vous y trompez pas. Cliquez simplement sur « Exécuter en mode autonome » et regardez ce qui se passe.
Vous trouverez le type de messagerie/calendrier/tableau de bord Web dont vous rêviez. C’est particulièrement cool si vous avez un deuxième écran à utiliser, car il vous permet de personnaliser l’apparence de ce tableau de bord sur la grande zone de bureau – non affectée par les autres fenêtres.
Vous verrez une fenêtre avec un volet central plein de « widgets » et un volet droit pour la zone de navigation – dossiers, e-mails, tâches, tout. Vous avez probablement l’habitude de les voir dans le volet gauche d’Outlook, mais cela semble plus intuitif à droite et vous donne une zone à gauche que vous pouvez utiliser pour personnaliser les widgets.
La zone des widgets est ma partie préférée de cette application. Vous pouvez littéralement faire glisser et déposer des widgets – les widgets sont des zones de données utilisées pour afficher des e-mails, des projets, des tâches, des notes ou même des extraits HTML ou des pages Web personnalisés. Pensez à ajouter des fonctionnalités à une application. Si votre site Web peut être affiché dans un cadre, vous pouvez l’intégrer dans un tableau de bord de bureau.
Vous pouvez ajouter de nombreux widgets à cette zone, y compris des notes Postit, qui sont toujours utiles. Bien sûr, vous pouvez ajouter plusieurs instances, telles que le bloc-notes (rappel), la vue du projet, etc.
Si vous préférez, vous pouvez intégrer votre propre affichage HTML personnalisé dans l’application à l’aide du widget HTML Fragment. Cela peut être très puissant si vous savez ce que vous faites et souhaitez extraire des données du réseau (ou d’un serveur Web sur le réseau).
Si vous cliquez sur l’icône de messagerie dans le coin supérieur droit, vous verrez que Jello Dashboard se double d’un client de messagerie complet, extrayant toutes les données de messagerie et de dossier directement à partir des dossiers Outlook.
Ce que Jello apporte à Outlook n’a pas d’outils GTD supplémentaires intégrés dans l’ensemble de la zone client de messagerie. Par exemple, cliquez sur l’icône des personnes et vous verrez que vous pouvez immédiatement déléguer une tâche basée sur l’e-mail à l’un de vos contacts, ou vous pouvez marquer l’e-mail pour un affichage ultérieur (et recevoir une invite plus tard), ou « incuber » l’e-mail, ce qui signifie qu’il sera ajouté à la liste GTD « un jour/peut-être » dans le menu de navigation principal de Jello.
Les actions disponibles pour les e-mails sont similaires à Outlook, sauf qu’elles sont plus faciles à convertir directement en vos propres éléments dans Jello Dashboard en un seul clic.
Une fois que vous avez configuré votre espace de travail comme vous l’aimez, vous allez adorer la sensation qu’il procure. Voici mon écran de tableau de bord, configuré avec une zone pour les notes PostIt disponible, une zone bloc-notes pour tous mes rappels pour ne plus jamais oublier une tâche ou un rendez-vous, et il y en a même un que j’intègre dans WordPress pour moi L’espace de l’outil d’édition blog pour que Je peux bloguer directement depuis cet espace de travail.
Bien sûr, aussi cool que soit le tableau de bord, ce qui rend cette application vraiment précieuse, ce sont les outils et méthodes GTD intégrés. Vous le verrez tout en haut du menu de navigation car Jello met GTD en premier – c’est ainsi que tout est organisé, trié et géré. Si tel est votre style de vie et votre état d’esprit, vous adorerez la façon dont Jello Dashboard transforme Outlook en quelque chose de plus utile et productif pour vous.
La création de nouveaux projets est simple et rapide. Vous pouvez simplement faire un clic droit sur le dossier « Projets » et ajouter « Insérer ». Après avoir ajouté un nouvel élément, vous pouvez cliquer dessus et « insérer » des tâches et leur attribuer des dates d’échéance et des priorités.
Lorsque vous cliquez sur ces éléments, ils apparaissent dans leur propre fenêtre de navigation de projet, montrant toutes les tâches, leurs priorités et bien sûr les étiquettes uniques que le logiciel vous permet d’attribuer aux tâches – ce qui est idéal pour organiser des tâches similaires sur plusieurs projets. .
Faites un clic droit sur une tâche et vous verrez apparaître plus d’outils GTD Outlook pour vous aider à gérer les choses. Vous pouvez même publier un rapport d’état par e-mail sur cette tâche particulière maintenant en cliquant sur « Immédiatement »Envoyer le rapport d’état » option.
Ce que vous voyez ici est une application qui vous aide à intégrer des outils et des méthodes que vous savez très efficaces dans une seule application – Outlook – qui est devenue l’un des clients de messagerie grand public le plus populaire et le plus puissant disponible aujourd’hui. Si vous devez l’utiliser, au moins, vous pouvez l’affiner et lui donner un petit coup de turbo en installant Jello Dashboard.
Faites-vous partie du style de vie GTD ? Pouvez-vous voir la puissance de l’intégration de cet outil GTD Outlook dans votre vie ? Partagez votre propre expérience en utilisant ce logiciel ou en utilisant Outlook dans la section des commentaires ci-dessous.
Crédit d’image: Animaux de dessin animé via Shutterstock
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