Top 50 des conseils, astuces et didacticiels Outlook les plus populaires
Microsoft Outlook est un programme de messagerie de bureau populaire pour une utilisation professionnelle et personnelle. C’est un système puissant capable de gérer de nombreux comptes de messagerie, calendriers, listes de contacts et listes de tâches différents. Utilisez ces trucs et astuces pour rendre vos tâches de messagerie dans Outlook plus efficaces et productives.
Les informations contenues dans cet article s’appliquent à Outlook 2019, 2016, 2013, 2010 ; Outlook pour Microsoft 365, Outlook pour Mac et Outlook Online.
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Outlook peut répondre automatiquement aux messages entrants lorsque vous êtes loin de votre ordinateur et avertir les expéditeurs lorsque vous pouvez répondre individuellement.
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Configurez un court texte contenant des informations de contact de base, une bannière, une publicité ou un devis, et insérez ces informations dans chaque e-mail que vous envoyez à partir d’Outlook. Si vous utilisez plusieurs comptes de messagerie dans Outlook, créez plusieurs signatures de messagerie.
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Créez des signatures attachées aux e-mails sortants dans Outlook et enrichissez l’expérience en ajoutant des graphiques, des animations et des logos.
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Si vous souhaitez envoyer un e-mail à un groupe de personnes mais masquer leurs adresses e-mail, envoyez-le aux destinataires non divulgués dans Outlook.
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Winmail.dat est un format de pièce jointe propriétaire de Windows qui utilise le codage commun pour les fichiers .dat. Si votre programme Outlook envoie la pièce jointe en tant que Winmail.dat, cela peut confondre et inquiéter le destinataire. Configurez Outlook pour vous assurer qu’il n’envoie pas de pièces jointes winmail.dat aux destinataires du courrier.
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Vous pouvez inclure des photos, des croquis ou d’autres images dans le corps de l’e-mail plutôt que sous forme de pièces jointes. Ces graphiques sont appelés images en ligne et apparaissent automatiquement dans le corps de l’e-mail.
Microsoft
Utilisez Microsoft Outlook pour recevoir et envoyer facilement des e-mails à partir de votre compte Hotmail ou Outlook.com avec toute la puissance et la flexibilité d’un client de messagerie de bureau.
Antoine Boyd
Lorsque vous rédigez ou lisez des e-mails, Outlook utilise-t-il des polices trop larges, trop hautes, trop petites, trop grandes ou trop bleues ? Spécifiez la police, le style et la couleur exacts que les e-mails dans Outlook utilisent par défaut.
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Les petites polices utilisées dans les e-mails sont-elles trop difficiles à lire ? Augmentez la taille du texte dans les messages électroniques dans Outlook.
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Donnez à vos e-mails un arrière-plan coloré et original dans Outlook. Certains destinataires peuvent ne pas voir cet arrière-plan si leur programme de messagerie est configuré pour ne pas télécharger ou afficher des images ou des conceptions spéciales à partir d’Internet.
Les transcriptions aveugles sont utilisées pour envoyer des copies d’un message à plusieurs destinataires sans en révéler certains. Cette technologie vous permet d’envoyer des e-mails à plusieurs destinataires sans montrer aux autres destinataires leurs noms ou adresses e-mail.
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Intégrez votre calendrier Google ou iPhone à vos informations Outlook. Configurez-les pour qu’ils se synchronisent avec votre calendrier Outlook afin que tous vos appareils affichent les mêmes événements et rendez-vous.
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Créez votre propre liste de diffusion dans Outlook et envoyez facilement des messages. Les listes de bricolage sont idéales pour les utilisateurs à domicile qui n’ont pas accès aux listes distribuées par l’entreprise.
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Si votre courrier électronique, vos contacts et votre calendrier se trouvent dans Outlook, créez une sauvegarde de ces informations pour vous assurer de ne pas les perdre si votre disque dur tombe en panne ou si Outlook cesse de fonctionner. Créez une copie de sauvegarde du fichier de dossiers personnels (.pst) – le fichier qui contient ces informations. Créer une sauvegarde est aussi simple que de copier les fichiers vers un deuxième emplacement.
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Lorsque vous démarrez un nouveau courrier dans Outlook, Compte par défaut est un paramètre qui détermine automatiquement les paramètres (tels que les signatures et les adresses e-mail d’envoi) qui seront utilisés. Si vous avez plusieurs comptes connectés à Outlook, définissez le compte par défaut.
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Vous n’avez pas à choisir votre format de message préféré chaque fois que vous créez un nouveau message. Définissez vos paramètres préférés comme paramètres par défaut dans Outlook.
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Si vous disposez d’un compte de messagerie que vous utilisez pour sauvegarder vos messages ou si vous devez copier quelqu’un sur chaque message que vous envoyez, Outlook peut automatiquement envoyer une copie de chaque message que vous composez à une autre adresse de messagerie.
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Si vous envoyez un message avec une pièce jointe et qu’Outlook ne vous permet pas de l’envoyer car la pièce jointe dépasse certaines limites, ajustez la taille limite de la pièce jointe Outlook. Définissez la limite pour qu’elle corresponde à votre serveur de messagerie afin que les e-mails ne rebondissent pas comme non livrables. Cette modification permet également d’éviter les erreurs Outlook inutiles.
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Conservez vos contacts même si vous laissez Outlook derrière vous. Si vous enregistrez vos contacts Outlook sous forme de fichier CSV, vous pouvez facilement les importer ailleurs.
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Importez des contacts dans Outlook en quelques étapes seulement. Vous pouvez ensuite utiliser ces contacts pour construire la base d’une liste de diffusion, par exemple. Outlook prend en charge l’importation si le fichier sous-jacent est d’un type pris en charge, tel qu’un document CSV.
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La fonction de recherche d’Outlook facilite la recherche de messages lorsque vous en avez besoin. Il est plus facile de créer un dossier « Tous les messages » pour tous vos messages – un excellent moyen de créer une boîte de réception unifiée dans Outlook.
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Dites à Outlook d’envoyer le message à ou après une certaine date. L’envoi différé est idéal pour les rappels, les souhaits d’anniversaire et les éléments similaires que vous prévoyez d’envoyer aujourd’hui mais que vous n’enverrez qu’à une date ultérieure.
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Force Outlook à conserver la source du message d’origine lors de la récupération du courrier électronique sur Internet. L’en-tête complet est utile lors de la résolution d’un problème ou lorsque vous devez prouver un fait concernant un message reçu.
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Outlook facilite la modification des e-mails entrants. Utilisez cette technique pour ajuster les lignes d’objet et d’autres informations importantes.
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Transfère l’e-mail complet dans le même état que vous l’avez reçu en tant que pièce jointe EML dans Outlook. Cela préserve toutes les métadonnées du message d’origine, ce qui est particulièrement utile dans les environnements de dépannage ou juridiques.
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Séparez plusieurs destinataires d’e-mails dans un message par des virgules. Par défaut, Outlook utilise un point-virgule, mais vous pouvez remplacer le délimiteur par une virgule si nécessaire.
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Outlook conserve tous les messages d’un expéditeur spécifique dans un dossier, sauf si vous avez définitivement supprimé le message. Utilisez cette fonction pour les trouver rapidement à titre de référence.
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Si Outlook se souvient que vous avez mal saisi une adresse e-mail ou si vous souhaitez supprimer un nom obsolète, effacez les entrées indésirables de la liste de saisie semi-automatique qui s’affiche lorsque vous saisissez une adresse e-mail dans le champ À.
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Récupérez le courrier, le carnet d’adresses, le calendrier et d’autres données Outlook importantes à partir de copies de sauvegarde. Récupérez ces informations de messagerie importantes à partir de votre version enregistrée du fichier PST.
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Si vous recevez des e-mails d’expéditeurs spécifiques que vous devez archiver pour référence future, configurez Outlook pour qu’il envoie ces messages à des dossiers spécifiques dès que vous les recevez. Commencez par un message, puis configurez des filtres Outlook pour déplacer automatiquement tous les futurs e-mails de l’expéditeur vers un dossier spécifique.
Recherchez dans le texte des messages des mots ou des phrases spécifiques dans Outlook.
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Si vous recevez un e-mail avec plusieurs pièces jointes, ne les enregistrez pas individuellement. Au lieu de cela, enregistrez tous les fichiers joints à un e-mail dans un dossier à la fois.
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Si vous souhaitez que les messages non lus soient mis en surbrillance, utilisez des polices, des couleurs, etc. spéciales pour mettre en surbrillance les messages non lus dans Outlook.
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Définissez une adresse de réponse par défaut pour les comptes de messagerie dans Outlook. Cette technique est utile lorsque vous recevez des e-mails de plusieurs adresses e-mail associées au même compte.
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L’application Carnet d’adresses OS X importe les contacts Outlook à utiliser dans Mac OS X Mail.
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Si vous catégorisez vos contacts, utilisez des catégories au lieu de listes de distribution pour transformer vos contacts Outlook en une liste de diffusion élégante, flexible et stable.
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Si vous souhaitez utiliser Microsoft Outlook pour envoyer le fichier avec l’e-mail, joignez le fichier à l’e-mail.
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Lorsque vous supprimez des e-mails avec certains types de comptes dans Outlook, les éléments supprimés peuvent apparaître grisés avec une ligne horizontale. Pour le supprimer définitivement, videz le dossier IMAP des messages marqués pour suppression.
Pour vous désabonner des listes de diffusion indésirables, vous devrez peut-être envoyer des e-mails à partir d’une ancienne adresse e-mail qui a été supprimée il y a de nombreuses années. Lorsque vous n’avez plus accès à votre ancienne adresse e-mail, envoyez des e-mails à partir de n’importe quelle adresse dans Outlook.
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Déplacez rapidement les e-mails avec les raccourcis clavier. Il est facile de configurer des raccourcis pour classer le courrier dans Outlook.
Vous ne voulez pas que les messages s’ouvrent automatiquement ? Aimez-vous le flux de prévisualisation d’une liste de messages sans panneau ? Voici deux façons de désactiver le volet de lecture Outlook – pour tous les dossiers, par défaut.
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Modifiez le style de police et la taille des listes de diffusion dans Outlook en fonction de votre style et de vos besoins. Ce réglage est utile si vous travaillez mieux avec des types plus grands.
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Utilisez votre compte de messagerie AOL avec Outlook. Voici comment définir le nom d’écran AOL sur un compte de messagerie IMAP dans Outlook.
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Si vous ne souhaitez pas constamment effacer les messages supprimés de votre boîte de réception IMAP dans Outlook et ne souhaitez pas voir les messages qui devraient disparaître, masquez les messages marqués pour suppression.
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Configurez Outlook pour afficher le nombre total de messages dans le dossier. Par défaut, il vous donnera le nombre de messages non lus, mais vous pouvez lui faire afficher le nombre total de messages.
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Utilisez Outlook pour toutes les tâches de messagerie en configurant Windows pour qu’il reconnaisse Outlook comme votre programme de messagerie par défaut. De cette façon, Outlook s’ouvrira la prochaine fois que vous cliquerez sur le lien de la boîte de réception.
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Composez des e-mails avec style et mise en forme riche dans Outlook, et assurez-vous que ceux qui aiment ou ont besoin d’une version en texte brut l’obtiennent automatiquement. Étant donné que les messages en texte enrichi ou HTML propagent de nombreux virus et logiciels malveillants, ce n’est pas une mauvaise idée de se fier au texte brut pour tous les e-mails sortants.
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Pour transférer plusieurs e-mails individuellement et automatiquement dans Outlook, vous avez besoin d’un dossier et d’une règle. Suivez ces instructions pour configurer des dossiers et des règles pour automatiquement…
