Qu’est-ce que SharePoint et à quoi sert-il ?
SharePoint est la plate-forme de collaboration de Microsoft, similaire à Google Drive, mais bien plus que cela. C’est un endroit où les membres de l’équipe peuvent communiquer, échanger des données et travailler ensemble ; référentiels de fichiers partagés, blogs, systèmes de gestion de contenu Web et intranets.
Les informations et instructions contenues dans cet article s’appliquent à SharePoint Online, SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint Foundation 2013, SharePoint Server 2013 Enterprise, SharePoint Foundation 2010 et SharePoint Server 2010.
SharePoint en tant que pilote de fichier amélioré
Il y a quelques années, la collaboration de pointe de Microsoft comportait deux composants : Exchange, qui alimentait la messagerie électronique et les calendriers partagés, et les lecteurs de fichiers réseau.Ces lecteurs, dont vous vous souvenez peut-être des lettres de lecteur telles que « S » et « X », contiennent des fichiers auxquels toute votre équipe peut accéder, mais Une seule personne peut les modifier à la fois. Pour contourner ce problème, vous pouvez les copier sur votre ordinateur local et les y modifier. Cela entraîne parfois de la confusion, des écrasements massifs et des noms de fichiers cryptés.
Microsoft a créé SharePoint, qui offre quelques avantages :
- gestion des versions de fichiers: Cela signifie que vous pouvez avoir un fichier « our important report.doc ». SharePoint gérera la révision 1, la révision 2, etc. Il fournit même une fonction de commentaire, afin que vous puissiez décrire les modifications introduites par la révision, telles que « Ceci contient le commentaire d’Aaron ».
- Arrivée/Départ: La possibilité pour les utilisateurs de verrouiller les fichiers pour empêcher les modifications par d’autres utilisateurs. Si quelqu’un essaie d’accéder à un fichier qu’un autre utilisateur a extrait, SharePoint l’invite à télécharger le fichier localement, mais l’avertit également que toute modification apportée peut ne pas être synchronisée avec ce que fait l’utilisateur actuel. Cela fournit un flux de travail facile, au moins l’un doit attendre que l’autre soit terminé. Les versions plus récentes informent même une personne lorsque des fichiers sont publiés.
- Indexation et recherche puissantes: C’est devenu une fonctionnalité essentielle à mesure que le monde s’habituait à tout rechercher sur Google. Fini le temps où vous deviez parcourir une douzaine de niveaux de dossiers et espérer vous en souvenir correctement.
- interface Web: Ceci, combiné à une recherche améliorée, fait de SharePoint un guichet unique pour la collaboration sur le contenu d’entreprise.
- Intégration avec les applications Windows: Possibilité d’obtenir des fichiers à partir de SharePoint document > Ouvert Boîtes de dialogue vues dans les programmes Windows tels que Microsoft Office.
Dans un geste intelligent, Microsoft a également conservé l’ancien concept de lecteur de fichiers, ce qui signifie que vous pouvez ouvrir un fichier Excel à partir du lecteur « X », le modifier et l’enregistrer comme avant. Dans les coulisses, cependant, SharePoint extrait le fichier pour vous, puis le réarchive et la version le contrôle pour vous. Ces fonctionnalités sont toujours là et fonctionnent bien, mais SharePoint est plus qu’un simple lecteur de fichiers sophistiqué aujourd’hui.
Microsoft 365 et sites SharePoint
Alors que Google, Apple, DropBox et d’autres améliorent les capacités de leurs services cloud, Microsoft travaille également seul. Un nouveau service de partage de fichiers appelé SkyDrive (maintenant OneDrive) a pris le relais du partage de fichiers simple. Par conséquent, SharePoint est devenu un élément essentiel des offres Microsoft 365 qui combinent une collaboration basée sur le cloud avec un accès à Office basé sur un abonnement.
SharePoint est une plate-forme de contenu Web, mais pas tout à fait le WordPress ou Squarespace auquel vous pourriez associer le terme. Vous pouvez utiliser SharePoint pour créer une page et la publier en tant que site Web, mais vous pouvez également créer un site Web pour une équipe de service et y intégrer des composants Web, qui peuvent inclure un blog avec des annonces, une liste des membres de l’équipe d’Exchange, une bibliothèque documents, Et une grille de données pilotée par un classeur Excel.
En tant que CMS Web public, c’est assez bon, mais en tant qu’intranet qui peut afficher certaines données de l’entreprise, c’est plutôt cool.
Qu’est-ce que SharePoint aujourd’hui ?
SharePoint s’appuie aujourd’hui sur ses atouts et est compatible avec les navigateurs Windows, macOS, Android, iOS et Web. Il conserve le même concept de site, mais des versions récentes ont introduit la possibilité d’ajouter des applications au site. Les développeurs tiers ont même un marché où ils peuvent proposer le leur.
SharePoint est comme la base de votre équipe, où vous pouvez rassembler des documents, des discussions, des annonces et à peu près toute autre forme de collaboration que vous pouvez imaginer.
Conseils sur l’utilisation de SharePoint
- SharePoint est disponible dans le cadre de Microsoft 365, mais uniquement pour les comptes d’entreprise. Cela dit, ces comptes ne coûtent que 5 $ par mois.
- Le concept de base de SharePoint est un site Web. Avant de pouvoir ajouter du contenu ou des widgets à votre site, vous devez configurer votre site.
- Alors que SharePoint était un CMS de type WordPress où vous pouviez saisir du contenu et le publier sur un site Web public, la version Microsoft 365 est plus couramment utilisée comme espace de collaboration.
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