Qu’est-ce que le publipostage dans Word ?
Le publipostage est un outil Microsoft Word qui vous permet de modifier facilement des parties d’un document avec des éléments de données uniques.
Comment fonctionne le publipostage
Le publipostage fonctionne en liant une base de données à votre document. Les bases de données contiennent des éléments uniques (Sue, Jack, Peggy, etc.) et les documents sont vos lettres, factures, jeux d’étiquettes ou autres fichiers.
Le publipostage vous fait gagner du temps et des efforts car il entre automatiquement une donnée unique dans un document. Par exemple, disons que vous voulez écrire une lettre de vacances et l’envoyer à 20 personnes. Vous pouvez écrire cette lettre et créer un publipostage pour l’imprimer avec 20 salutations différentes (Chère Sue, Cher Jack, Chère Peggy, etc.).
Objet du publipostage
Vous pouvez utiliser le publipostage pour créer tout type de documents imprimés ainsi que des documents électroniques. Voici quelques exemples de types de documents :
- Table des matières
- en stock
- facture
- Étiquette
- enveloppe
- Et bien sûr des lettres
En plus de vous faire gagner du temps, les publipostages peuvent également augmenter l’efficacité des documents que vous créez. Par exemple, en personnalisant des lettres avec des noms spécifiques ou d’autres éléments, vous pouvez présenter une belle image personnelle.
Anatomie d’un publipostage
Comme mentionné ci-dessus, un publipostage se compose de deux parties principales : le document et la source de données ou la base de données. Word simplifie votre travail en vous permettant d’utiliser d’autres applications Office comme Excel ou Outlook comme sources de données.
Si vous disposez de la suite Office complète, vous pouvez facilement et commodément utiliser l’une de ces applications comme source de données. Par exemple, vous pouvez utiliser des contacts que vous avez déjà saisis dans Outlook et vous éviter d’avoir à les saisir à nouveau dans Word. Les feuilles de calcul Excel existantes offrent une plus grande flexibilité pour vos données.
Si vous n’avez que Word, vous pouvez toujours utiliser la fonctionnalité de fusion et publipostage. Word a la capacité de créer ses propres sources de données entièrement personnalisables.
Configurer le publipostage
Les publipostages peuvent sembler compliqués. Cependant, Word simplifie la configuration pour les utilisations courantes avec des assistants qui vous guident tout au long du processus de liaison de documents à une base de données.
En règle générale, vous pouvez effectuer l’ensemble du processus, y compris la recherche et la correction des erreurs, en moins de 10 étapes. C’est beaucoup moins de temps et de tracas que de préparer manuellement la documentation.
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