Gérer les données dans Excel à l’aide de bases de données, de tables, d’enregistrements et de champs
Excel n’a pas les capacités de gestion de données des programmes de bases de données relationnelles tels que SQL Server et Microsoft Access. Ce qu’il peut faire, cependant, c’est comme une simple base de données qui répond aux exigences de gestion des données.
Dans Excel, utilisez les lignes et les colonnes d’une feuille de calcul pour organiser les données. Les fonctions de tableau facilitent la saisie, la modification et la manipulation des données.
Ces instructions s’appliquent aux versions d’Excel 2019, 2016, 2013, 2010 et Excel pour Microsoft 365.
Terminologie de la base de données : enregistrements et champs
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Une base de données est une collection d’informations connexes stockées dans un ou plusieurs fichiers informatiques. En règle générale, les données sont organisées dans des tableaux de manière à ce qu’il soit facile de les mettre à jour, de les trier, de les corriger et de les filtrer.
Une base de données simple, telle qu’Excel, conserve toutes les informations sur un sujet dans un tableau. Une base de données relationnelle, en revanche, se compose de nombreuses tables, chacune contenant des informations sur un sujet différent mais connexe.
Disque
En termes de base de données, un Disque Contient toutes les informations ou données sur un objet spécifique dans la base de données. Dans Excel, chaque cellule d’une feuille de calcul contient un élément d’information ou une valeur.
champ
Chaque élément d’information dans un enregistrement de base de données, tel qu’un numéro de téléphone ou un numéro de rue, est appelé placerDans Excel, les cellules individuelles d’une feuille de calcul sont utilisées comme champs car chaque cellule peut contenir une seule information sur un objet.
Nom de domaine
Il est important d’organiser votre base de données de manière à pouvoir trier ou filtrer les données pour trouver des informations spécifiques. L’ajout d’en-têtes de colonnes (appelés noms de champs) facilite la saisie des données dans le même ordre pour chaque enregistrement.
Exemple de base de données
Dans l’image ci-dessus, chaque élève a une ligne distincte dans le tableau avec toutes les informations disponibles à son sujet.
Chaque cellule d’une ligne est un champ qui contient une information. Les noms de champ dans la ligne d’en-tête permettent de s’assurer que les données restent organisées en conservant toutes les données d’un sujet spécifique, comme le nom ou l’âge, dans la même colonne pour tous les étudiants.
Outil de gestion de données pour Excel
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De plus, Microsoft fournit une variété d’outils de données qui facilitent le travail avec de grandes quantités de données stockées dans des tableaux Excel et aident à les maintenir en bon état.
enregistrer à l’aide du formulaire
L’un de ces outils est un formulaire de données. Vous pouvez l’utiliser pour rechercher, modifier, saisir ou supprimer des enregistrements dans des tables comportant jusqu’à 32 champs ou colonnes.
Le formulaire par défaut inclut une liste de noms de champs, dans l’ordre dans lequel ils sont répertoriés dans le tableau, pour s’assurer que les utilisateurs saisissent correctement les enregistrements. À côté de chaque nom de champ se trouve une zone de texte permettant de saisir ou de modifier des champs de données individuels.
Bien qu’il soit possible de créer des formulaires personnalisés, seul le formulaire par défaut doit généralement être créé et utilisé.
Supprimer les enregistrements de données en double
Les erreurs de données sont un problème commun à toutes les bases de données. Outre les simples fautes d’orthographe ou les champs de données manquants, les enregistrements de données en double peuvent également devenir un problème à mesure que la taille de la table de données augmente.
Un autre outil de données dans Excel peut être utilisé pour supprimer ces enregistrements en double, complètement ou partiellement.
Trier les données dans Excel
Trier signifie réorganiser les données en fonction d’un attribut spécifique, comme le tri d’un tableau par ordre alphabétique du nom de famille ou par ordre chronologique du plus ancien au plus récent.
Les options de tri d’Excel incluent le tri par un ou plusieurs champs, le tri personnalisé (comme par date ou heure) et le tri par ligne, ce qui vous permet de réorganiser les champs d’un tableau.
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