Comment s’organiser avec un scanner

Comment s’organiser avec un scanner

ce qu’il faut savoir

• Avant de numériser vos fichiers, créez des dossiers et des sous-dossiers pour organiser vos fichiers.
• Assurez-vous que le scanner ou l’imprimante prend en charge le logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR) et que le logiciel OCR est installé.
• Le processus diffère selon que vous numérisez des documents sur Mac ou Windows.

La numérisation de documents papier peut aider à organiser des documents importants. Les fichiers numériques, y compris les fichiers PDF, peuvent être convertis en fichiers interrogeables à l’aide d’un logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR), généralement avec une imprimante. Cela signifie que vos informations ne prennent pas de place et sont plus faciles à trouver. De plus, vous pouvez enregistrer des fichiers numériques sur des CD ou des DVD, sur des lecteurs flash, dans des installations de stockage en ligne. Voici comment organiser les documents numérisés.

Anya Bercourt/Getty Images

Comment s’organiser avec un scanner

Voici quelques étapes que vous pouvez suivre pour organiser votre entreprise ou votre domicile avec un scanner. Vous avez besoin d’un scanner de documents pour faire le travail. Il n’a pas besoin d’être cher ou de fantaisie. Si vous n’en avez pas, commencez par ces critiques de scanners de photos et de scanners de documents pour certains des meilleurs achats.

1. Vérifiez vos documents et décidez ce que vous pouvez numériser et ce que vous pouvez jeter en toute sécurité.

   Cela peut prendre un certain temps. Travaillez par petits incréments si nécessaire.

2. Avant de numériser des fichiers, créez des dossiers et des sous-dossiers pour stocker les fichiers. Considérez les catégories dont vous avez besoin et créez un dossier pour chaque catégorie. Mettez vos reçus de carte de crédit dans un dossier et vos documents d’assurance automobile dans un autre. Les factures de téléphone, les reçus d’épicerie, les factures de réparation à domicile, etc. peuvent être placés dans des dossiers séparés. Dans chaque dossier, créez des sous-dossiers pour chaque année (ou mois). Il est plus facile de commencer avec un système organisé et d’ajouter de nouveaux documents au bon dossier que de réorganiser le système chaque fois que vous numérisez un nouveau reçu.

   Pour créer un nouveau dossier dans Windows, faites un clic droit sur le bureau et sélectionnez Nouveau > dossier. Répétez cette étape dans le nouveau dossier pour créer des sous-dossiers.Pour créer un nouveau dossier sur votre Mac, sélectionnez document > nouveau dossierou appuyez sur transférer+Commande+n.

3. Assurez-vous que le scanner ou l’imprimante est fourni avec un logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR). Cela vous permet de numériser des documents au format PDF et de modifier les fichiers. Il y a de fortes chances que vous ayez un bon logiciel OCR installé sur votre ordinateur Windows.

   Si vous n’avez pas de logiciel OCR installé sur votre ordinateur, ABBYY FineReader et Adobe Acrobat Pro DC sont des choix populaires.

4. Il est temps de numériser vos documents. La procédure à suivre dépend du type de scanner et de logiciel que vous utilisez.

   ledigitalpost a des guides pour numériser des documents sur Windows et Mac.

5. Une fois que vous avez fini de numériser vos documents, passez à la maîtrise de la paperasserie physique. Assurez-vous que vos documents sont automatiquement numérisés chaque fois que vous recevez un nouveau reçu ou de nouveaux documents. Sinon, les fichiers recommenceront à s’accumuler.

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