Comment s’excuser et s’excuser dans un e-mail : la manière professionnelle
Tout le monde se trompe parfois. Du mieux que nous pouvons, personne n’est parfait. S’excuser est la bonne chose à faire lorsque vous avez fait une erreur qui a blessé quelqu’un.
Bien que vous deviez souvent vous excuser en personne, vous préférerez parfois ou devrez vous excuser par e-mail. Voyons comment s’excuser professionnellement dans un e-mail pour vous aider à tirer le meilleur parti de la situation.
Trois éléments d’un e-mail d’excuses approprié
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Bien qu’il n’y ait pas de modèle universel, la norme d’excuses généralement acceptée se compose de trois parties :
- admettre Qu’est-ce que tu fais de mal.
- se sentir coupable pour votre conduite et votre existence empathique Apprenez comment ils blessent les autres.
- retournerce qui rend la situation correcte.
Nous passerons en revue ces trois éléments un par un dans notre introduction sur la façon de s’excuser dans un e-mail.
Comment ouvrir votre e-mail d’excuses
Avant de commencer à rédiger de véritables excuses, vous devez vous adresser à la personne à qui vous écrivez. Cela variera considérablement en fonction de votre relation avec la personne.
Disons que vous avez fait une erreur professionnelle, vous devez donc envoyer un e-mail d’excuses à votre patron. Par exemple, nous dirions que vous avez retardé le projet de quelqu’un d’autre en ne parvenant pas à terminer une tâche critique à temps.
Dans ce cas, la salutation appropriée serait « Cher [Name], » ». Si vous vous excusez auprès d’un ami comme « Salut [Name] » ou » Bonjour [Name]« serait plus approprié.
Faire une vidéo du jour
N’oubliez pas non plus la ligne d’objet de l’e-mail d’excuses. Après avoir fait du tort à quelqu’un, il se peut qu’il ne soit pas content de voir votre e-mail arriver.
Inclure quelque chose comme « Veuillez accepter mes excuses » ou « Je suis sincèrement désolé » dans la ligne d’objet est un excellent moyen de clarifier le but de votre message dès le départ. Il est essentiel d’éviter les erreurs de communication courantes afin de ne pas édulcorer votre message. Gardez le sujet simple et clair afin qu’ils sachent ce que contient votre message.
admettre ses erreurs
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Maintenant que vous avez terminé votre déclaration d’ouverture, il est temps pour la première partie critique de vos excuses. Ici, vous devez identifier clairement le problème qui s’est produit. Assumez la responsabilité de tout ce que vous faites ; n’essayez pas de rejeter la faute sur quelqu’un d’autre ou de trouver des excuses pour ce qui s’est passé.
Voici un exemple ce qu’il ne faut pas faire Dans votre e-mail d’excuse :
Bien que je sache que j’ai raté une échéance importante, ce n’était vraiment pas ma faute. Je travaillais avec Paul sur ce projet et il me faisait perdre trop de temps en me posant un tas de questions non pertinentes. Mon ordinateur a gelé toute la semaine et il ne pouvait pas encore le voir. Donc ce n’est pas tout à propos de moi.
Même si ce qui précède est vrai, cela ne fait pas de bonnes excuses. Cette partie nécessite de reconnaître votre responsabilité pour vos erreurs.
Quelque chose comme ça est bien mieux :
J’ai réalisé que j’avais raté une échéance critique. Ce projet est vraiment important pour notre département et vous me faites confiance pour le mener à bien dans les temps. Je sais que je n’ai pas terminé cette tâche à temps et que j’ai retardé l’achèvement du projet. Cela reflète à quel point notre équipe est mauvaise, et j’en suis désolé.
Ici, vous avez clairement indiqué ce que vous faites de mal, plutôt que d’essayer de le minimiser ou de le détourner. Cela fait partie des excuses qui sont souvent négligées aujourd’hui.
exprimer des remords pour ses actes
Maintenant que vous avez clairement énuméré vos erreurs, vous devez exprimer des remords pour ce qui s’est passé. N’oubliez pas que ce que vous faites causera au moins de la douleur, de la frustration et d’autres émotions négatives aux autres. Dans un cadre professionnel, cela peut également leur faire perdre du temps et de l’argent, ou avoir des ennuis avec leurs supérieurs.
Montrez que vous regrettez la situation. Essayez de vous mettre à leur place et de comprendre ce que vos actions leur font ressentir. N’expliquez pas vos actions ici ou ne dites pas que vous êtes « désolé qu’ils ressentent cela » pour ce que vous avez fait.
Le but des excuses est de réparer une relation brisée, pas de prouver que vous aviez raison depuis le début.
Voici un exemple de la façon de structurer cette partie des excuses :
Je tiens à m’excuser sincèrement de ne pas avoir rempli mes obligations et accompli les tâches que vous m’avez confiées à temps. Il n’y a aucune excuse pour cet échec. Je n’aime pas savoir que je laisse tomber mon équipe et que je vous embarrasse lorsque je rencontre des clients, je me sens mal.
Faire preuve d’empathie rendra vos excuses plus authentiques. Cela peut vous aider à oublier temporairement votre point de vue et à voir à quoi les autres ont affaire.
Rectifiez des fautes
Les mots sont importants, mais les actions sont plus importantes. Il est important de se maquiller afin de montrer que vous pensez vraiment ce que vous dites. Agir soit pour corriger la situation (si possible), soit pour montrer que vous ferez de votre mieux pour ne pas refaire la même erreur.
Poursuivant notre exemple de non-respect d’une échéance, quelque chose comme ceci pourrait servir de partie de récupération d’un e-mail d’excuse :
À l’avenir, pour éviter de manquer des échéances, je communiquerai avec vous à l’avance si je crains de ne pas pouvoir faire quelque chose à temps. Je serai plus conscient du temps que me prennent les projets clés et je serai prêt à faire des heures supplémentaires en dehors du bureau pour m’assurer qu’ils sont terminés. Cela ne se reproduira plus.
Dans certains cas, vous ne savez peut-être pas quoi offrir pour compenser votre comportement. Si tel est le cas, vous pouvez simplement demander « Que puis-je faire pour résoudre ce problème ? »
La chose la plus importante à ce stade des excuses est de montrer que vous agirez différemment à l’avenir pour éviter que le même problème ne se reproduise.
Comment fermer votre e-mail d’excuses
Il ne vous reste plus qu’à résumer les informations de manière professionnelle. C’est assez simple, mais assurez-vous de garder votre ton approprié. Vous devez remercier le destinataire d’avoir lu votre message d’excuses et lui souhaiter le meilleur.
C’est aussi une bonne idée de les inviter à discuter davantage de ce que vous avez dit. Cela montre que vous êtes sincère et prêt à accepter un dialogue supplémentaire.
Voici une façon de désactiver un e-mail d’excuses professionnel :
Merci d’avoir lu ceci. Si vous avez quelque chose dont vous aimeriez discuter davantage, veuillez me contacter afin que nous puissions le résoudre.
Sincèrement, [Your name]
Si vous ne voulez pas utiliser « sincèrement », d’autres remarques de clôture formelles comme « meilleures salutations » fonctionneront également. Vous n’avez pas besoin de dire « excuses » ou quoi que ce soit du genre, car vous vous êtes correctement excusé avec l’intégralité de l’e-mail.
Le courrier électronique est-il le bon moyen de présenter des excuses ?
Nous avons expliqué comment s’excuser professionnellement dans un e-mail. Mais avant de commencer à rédiger votre message, vous devez vous demander si le courrier électronique est le meilleur moyen de présenter vos excuses.
Le courrier électronique a certainement ses avantages lorsqu’il s’agit d’excuses. Parce qu’il n’y a pas de limite de temps, vous pouvez exprimer vos pensées de manière claire et directe. Si des excuses rapides sont nécessaires, un e-mail vous permettra de les contacter rapidement si vous ne pouvez pas vous rencontrer en personne. Contrairement aux excuses en personne, vous n’avez pas besoin de réagir spontanément à ce que dit l’autre personne.
Mais tout n’est pas bon. Le courrier électronique n’est pas aussi personnel qu’une excuse en personne (ou par téléphone). Selon les paramètres de votre entreprise, l’envoi d’un e-mail peut sembler lâche s’il est possible d’être en personne. Lorsque vous devez vous excuser pour quelque chose, ne vous cachez pas derrière l’écran.
Excusez-moi par e-mail pour corriger les erreurs
S’excuser correctement est une compétence de vie précieuse. Tout le monde ne sait pas quoi faire, et une mauvaise excuse peut rendre l’autre personne plus frustrée qu’auparavant. Avec ce guide de base sur la façon de s’excuser dans un e-mail, vous serez sur la bonne voie pour réparer votre relation.
N’oubliez pas que le but ultime des excuses est de reconstruire la confiance brisée. Ce que vous avez fait de mal, les trois étapes principales ci-dessus sont la façon dont vous l’admettez et le corrigez. Ne vous excusez pas.
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