Comment mieux suivre et gérer vos projets avec Podio
Lorsque les gens pensent aux outils de gestion de projet, des logiciels comme Microsoft Project viennent généralement à l’esprit. Maintenant, bien sûr, c’est un excellent outil pour gérer les tâches, les calendriers, les livrables et les ressources de votre projet.Mais qu’est-ce que tu utilises Suivre plusieurs projets?
Que vous ayez 1 ou 10 personnes, un outil qui peut suivre l’état et les réunions, envoyer des rappels et même stocker toute la documentation d’un projet est également très utile. C’est là que Podio entre en jeu, vous aidant à gérer plusieurs projets, une équipe ou simplement un moyen de les suivre. Voici quelques conseils et astuces pour vous aider à tirer le meilleur parti du suivi Podio de vos projets et de vos équipes.
Implémenter l’application Podio
Podio est un outil qui utilise des « applications » pour gérer différents aspects de votre espace de travail. Les applications pour chaque fonction et industrie incluent les réunions, les idées, les clients, les bons de commande, les factures, les contacts, etc. La meilleure façon d’utiliser Podio est d’obtenir les applications dont vous avez besoin.Vérifiez d’abord Marché des applications vocales Et visualisez les forfaits disponibles par fonction ou par industrie. Celles-ci vous permettront de bien démarrer et vous pourrez toujours obtenir des applications individuelles plus tard.
Par exemple, si vous utilisez Podio pour Fonction de gestion des incidents, il existe un ensemble d’applications avec des listes de participants, de lieux, de fournisseurs, de conférenciers, d’événements et d’invités.Un autre exemple utilise industrie de la vente Et comprend un package de gestion des prospects avec des applications pour les ventes, les prospects, les réunions de vente, les communications et les produits.
Faire une vidéo du jour
Utilisez les applications de Podio pour suivre tous les aspects de votre projet, petit ou grand. Ceux-ci peuvent tous être disposés sur l’écran principal de votre espace de travail et contenir des champs dont vous pourriez avoir besoin. Cependant, vous pouvez également modifier n’importe quelle application pour la personnaliser exactement selon vos besoins. Ces applications sont l’épine dorsale de Podio et vous offriront une grande flexibilité dans le suivi de votre projet et de ses éléments mobiles.
Bénéficiez de services connectés et d’expansion
Une fonctionnalité utile de Podio est sa connexion à d’autres services.Si vous souhaitez connecter votre Calendrier Microsoft Exchange Pour les événements d’exportation, votre aller à la réunion directement depuis Podio ou votre Evernote compte pour joindre vos notes, et Podio vous servira. Pour suivre vos tâches et suivre vos projets, vous connecter à d’autres services que vous utilisez est certainement la voie à suivre. Afin d’utiliser Podio avec succès, ces services connectés vous permettent d’extraire les éléments dont vous avez besoin qui peuvent exister ailleurs mais qui sont nécessaires à votre projet.
En plus de ces services, vous pouvez facilement vous connecter à Hightail, Box, ShareFile, Office 365, Windows Live, Facebook, SugarSync et Dropbox.La connexion est simple, il suffit de cliquer Paramètres du compte depuis la navigation principale, puis ServirChaque service a son propre bouton de connexion, et après vous être connecté, vous les verrez remonter dans la liste et être disponibles pour utilisation.
En plus des services de connexion, vous pouvez également profiter de extension audio Intégrez de nombreux développeurs tiers. Les intégrations avec MailChimp, Google Maps et Xero vous permettent d’utiliser encore mieux Podio. Par exemple, il existe une extension QuickBooks qui vous permet d’importer des informations sur les clients et les comptes dans Podio, puis vous pouvez configurer la facturation automatique entre les systèmes.
Comparaison de Podio et Trello
Si vous n’avez pas essayé d’autres outils comme Podio pour le suivi et la gestion de projet, il peut facilement être comparé à Trello, un autre excellent outil. Si vous avez essayé les deux, vous pouvez avoir une préférence ou utiliser les deux, mais pour des choses différentes. Ils fournissent tous les deux les bases du suivi des projets, des tâches et des personnes, ainsi que des options de formatage personnalisées pratiques pour les notifications, les rappels et les outils. Alors, comment sont-ils différents?
espace de travail
Alors que Podio et Trello ont des espaces de travail bien organisés, Trello doit tomber dans la catégorie « plus facile à configurer ». Podio a besoin de plus de temps pour s’installer. Une fois que vous avez les applications souhaitées, vous pouvez les utiliser pour configurer des vignettes ou des widgets pour votre espace de travail principal et les réorganiser pour qu’ils soient beaux. Avec Trello, vous pouvez voir instantanément vos tableaux, et après en avoir sélectionné un, vous verrez vos cartes.Oui, Trello a aussi du temps de configuration, mais c’est du temps passé Configurez vos projets et vos tâches à la place de Installez les outils dont vous avez besoin Comme à Podio. Mais si cela ne vous dérange pas de passer un peu de temps à créer un espace de travail vraiment personnalisé, Podio peut faire ce que Trello ne fait pas.
service de connexion
Podio a plus d’options pour se connecter aux calendriers, aux logiciels de réunion, aux gestionnaires de fichiers et aux blocs-notes. Vous pouvez joindre des fichiers et des photos à des cartes dans Trello à partir d’emplacements tels que Google Drive, Dropbox, Box et OneDrive (ci-dessous). Si tel est votre choix de planification, vous pouvez également connecter Trello à iCal pour afficher vos cartes et même un calendrier du lever du soleil. Mais dans l’ensemble, Podio a plus de flexibilité dans la connexion des options de service.
accès mobile
Podio (iOS, Android) et Trello (iOS, Android) proposent des applications mobiles gratuites qui facilitent vraiment le suivi des projets. Pour votre téléphone ou votre tablette, ils ont ce qu’il vous faut. Si vous êtes une personne visuelle qui apprécie les tableaux et les cartes utilisés dans Trello, vous serez très satisfait de leur application. Il a une interface élégante et le glisser-déposer est également très réactif. De même, Podio a une excellente application si vous aimez consulter les fiches techniques, l’activité récente de l’équipe et faire des mises à jour sur les projets. Dans tous les cas, l’utilisation de l’option mobile vous permet de rester connecté à vos projets, notifications et équipes lors de vos déplacements.
Conseils d’utilisation de Podio
De même, Podio est un outil de gestion de projets, de tâches et même de votre équipe, assez différent d’un logiciel comme Microsoft Project. Il vous permet de suivre, de vérifier l’état, d’attribuer des tâches et de conserver vos projets selon un calendrier bien conçu. Voici quelques conseils pour utiliser Podio si vous êtes nouveau ou si vous ne profitez pas pleinement de ses fonctionnalités.
- Pour la gestion d’équipe, utilisez pas au bureau application. Chaque membre de l’équipe peut facilement sélectionner vacances, à distance ou réunion pour décrire le type. Ensuite, après avoir entré la date, le responsable peut rapidement approuver ou refuser l’heure de quitter le bureau. Des notifications peuvent également être envoyées, ce qui fournit un excellent rappel si quelqu’un de votre équipe part.
- Essai disponible formulaire web pour votre site web. Podio créera un formulaire pour votre site Web en un clic. Vous pouvez ensuite personnaliser le formulaire et publier le lien partageable que vous recevez ou placer le code d’intégration directement sur votre site Web. En utilisant notre précédent exemple de gestion d’événements, vous pouvez facilement remplir un formulaire pour que les clients intéressés demandent vos services pour leur événement.
- Utilisez simplement Fonction d’exportationChaque application que vous utilisez comprend une option pour exporter des données. Ceci est pratique pour mettre à jour votre équipe lors d’une réunion de statut ou lorsque votre patron souhaite mettre à jour tous les projets de votre équipe. La fonction d’exportation est visible lorsque vous sélectionnez l’icône de la clé dans l’application.
- Application personnalisée afin de fonctionner pleinement. Chaque application est livrée avec les bases dont vous avez besoin. Cependant, chacun peut être modifié et personnalisé afin que vous puissiez utiliser les champs, listes, états et autres éléments exacts dont vous avez besoin dans chacun.Une fois dans l’application, cliquez simplement sur cette icône de clé et sélectionnez Modifier le modèle.
plan de diffusion
Si vous êtes nouveau sur Podio, vous pouvez choisir parmi plusieurs plans différents, y compris Formule gratuiteSi vous avez une équipe de cinq personnes maximum, vous bénéficiez gratuitement de toutes les fonctionnalités du plan de base, à l’exception de la gestion des utilisateurs. Si vous avez plus de cinq utilisateurs, il existe des forfaits à partir de 9 $ par mois. En fonction de votre forfait payant, vous pouvez avoir un nombre illimité d’utilisateurs et profiter d’avantages tels que des sessions de formation, une assistance prioritaire et des paramètres avancés.
Utilisez-vous Podio ou envisagez-vous toujours de l’utiliser ?
Si vous êtes un utilisateur actuel de Podio, quels conseils utiles aimeriez-vous partager avec vos lecteurs ? Si vous envisagez toujours d’utiliser Podio pour suivre vos projets, quel est votre facteur décisif ? Quel outil recherchez-vous ? N’hésitez pas à partager vos pensées et vos expériences dans les commentaires ci-dessous !
Crédits image : Marchand chez Shutterstock, Alphaspirit chez Shutterstock.com
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