9 fonctionnalités de Google Agenda que vous devriez utiliser
Google Agenda est l’application phare qui aide des millions de personnes à rester organisées. Pour certaines personnes, il est utilisé de manière irrégulière et uniquement pour des événements importants.Pour d’autres, ils se perdraient sans ça (si L’événement n’est pas au calendrier, il n’existe pas ! ).
Tirez-vous le meilleur parti de votre calendrier? Google Agenda contient de nombreux outils et fonctionnalités cachés pour vous aider à planifier plus facilement des réunions et à automatiser certaines parties de votre calendrier. Les plus utiles d’entre eux sont listés ci-dessous. Combiné avec quelques extensions Chrome sélectionnées, vous serez un utilisateur expérimenté de Google Agenda en un rien de temps.
1. Créer une page de rendez-vous
Supposons que vous souhaitiez regrouper tous les appels entre 13h00 et 17h00 le jeudi. Au lieu de ping-pong par e-mail pour négocier le meilleur moment pour rencontrer tout le monde, la page de rencontres de Google est là pour vous aider.
Dans cet exemple, vous allez bloquer une période de temps sur votre calendrier (en savoir plus sur les blocs de temps pour améliorer votre concentration ici).Lorsque la boîte de dialogue apparaît, cliquez sur Plage de rendez-vousChoisissez la durée de chaque rendez-vous que vous souhaitez programmer pendant cette période (pour les réunions de travail, faites en sorte qu’elles soient courtes pour plus d’efficacité). Choisissez ensuite les autres options que vous souhaitez inclure. Voulez-vous répéter la tâche ? Besoin d’ajouter un lieu ?
Invitez maintenant les gens à choisir la date et l’heure qui leur conviennent le mieux en leur envoyant un lien vers la page de date ou en envoyant un e-mail à tout le monde.
Faire une vidéo du jour
2. Compte à rebours jusqu’à votre prochain événement
Si vous ne savez pas combien de temps avant le prochain événement vous rend trop nerveux, vous devez activer un compte à rebours.
Dans Google Agenda, accédez à Paramètres > Laboratoirepuis activez prochaine réunion fonctionnalité. Sur le côté droit de votre calendrier, vous pouvez maintenant voir exactement combien de temps jusqu’à votre prochain événement (jusqu’à deux semaines à l’avance), vous aidant à organiser vos tâches et à vous préparer en conséquence.
3. Recevez l’agenda du jour dans votre boîte de réception
Si vous ne voulez pas consulter constamment votre calendrier pour voir ce qui vous attend dans la journée, vous pouvez recevoir votre agenda quotidien directement dans votre boîte de réception.
Pour le configurer à partir de votre calendrier, rendez-vous sur Paramètres > Calendrierpuis clique Modifier la notification Calendrier de votre choix. Ici, vous pouvez choisir comment chaque événement est notifié.Pour le bon exemple, sélectionnez l’option ordre du jour quotidienL’ordre du jour apparaîtra dans votre boîte de réception tous les jours à 5h du matin.
4. Superposez votre calendrier
Il peut être difficile de planifier régulièrement des réunions avec des personnes ayant des horaires chargés. Même planifier de prendre un café avec des amis peut devenir un test logistique.
Pour surmonter cela, vous devez mettre les calendriers de vos amis/collègues au-dessus des vôtres. Cela vous permet de voir facilement où se chevauchent vos temps libres. Il existe de nombreuses autres utilisations des calendriers superposés/partagés, de la planification d’espaces partagés à la planification des repas.
Pour le configurer, rendez-vous à l’emplacement indiqué sur le côté gauche du calendrier autres calendriersEntrez maintenant les adresses e-mail des amis/collègues avec lesquels vous souhaitez comparer les calendriers. Ils recevront un e-mail les invitant à partager le calendrier avec vous. Ou, s’ils n’utilisent pas Google Agenda, ils seront invités à commencer à utiliser le service.
5. Appel vidéo facile
De nombreuses personnes sont encore habituées à échanger des noms Skype pour organiser des appels vidéo.Une option plus simple consiste à cliquer sur le plus sous-utilisé assister à une réunion Boutons dans chaque événement Google Agenda.
Ce bouton est visible par toutes les personnes invitées à l’événement. Une fois cliqué, vous serez dans un appel vidéo Google Hangouts sans avoir besoin d’utiliser une autre application ou de partager une URL.
Cette fonctionnalité d’appel vidéo peut être utilisée de différentes manières, de l’organisation d’une soirée de jeux ou du visionnage d’un film ensemble, à la réalisation de présentations ou d’interviews.
6. Envoyez un e-mail à tous les participants
La possibilité d’envoyer des e-mails en masse à tous les participants d’un événement vous évitera d’avoir à envoyer un e-mail à chaque participant individuellement pour leur rappeler la réunion de demain.Avant de faire cela, assurez-vous tout le monde a été ajouté à votre événement ou ils ne recevront pas votre e-mail.
Pour envoyer des e-mails en masse, ouvrez votre événement.à l’intérieur invité section, cliquez sur Envoyer un e-mail à un invitéUne fenêtre contextuelle de courrier électronique apparaîtra dans laquelle vous pourrez composer un message.
7. Réglez l’horloge mondiale
Dans le monde dans lequel nous vivons, les appels sont souvent passés dans des fuseaux horaires éloignés. Combinez cela avec des horloges qui avancent ou reculent à différents endroits, et la planification de réunions peut rapidement devenir désordonnée.
Pour faciliter ce processus, à partir de votre calendrier, accédez à Paramètres > Laboratoire et activer horloge mondiale fonctionnalité. Le widget Horloge mondiale apparaîtra sur le côté droit du calendrier, où vous pourrez sélectionner le fuseau horaire que vous souhaitez afficher.
Lorsque vous choisissez une heure pour un nouvel événement, vous pourrez voir l’heure à différents endroits.Et, lorsque vous ouvrez un événement existant créé dans un fuseau horaire différent, vous pouvez voir en un coup d’œil à quelle heure il aura lieu Ton Fuseau horaire.
8. Suivez vos finances
Si vous configurez un nouveau calendrier (sélectionnez Mes calendriers > Créer un nouveau calendrier) Titre financierque vous pouvez utiliser pour suivre les paiements récurrents.
Ajoutez un nouvel événement récurrent pour chaque paiement, y compris votre paie, vos factures et vos abonnements en ligne. Précisez s’il faut payer chaque paiement mensuellement, toutes les deux semaines, toutes les quatre semaines, etc.
À titre indicatif, il est préférable d’étiqueter chacun comme toute la journée événements, afin qu’ils apparaissent en haut de votre calendrier.
9. Simplifiez votre routine matinale
Pour rendre votre routine matinale aussi efficace que possible, vous devez minimiser le nombre d’applications que vous consultez au réveil.
Pour ce faire, configurez quelques recettes utiles IFTTT Google Calendar. IFTTT (If This Then That) est une application qui connecte des applications et des services disparates pour vous aider à automatiser les tâches répétitives.
Pour n’en nommer que quelques-uns, abandonnez votre application météo et laissez IFTTT envoyer des bulletins météo à votre calendrier à la même heure chaque jour.
Si vous utilisez Todoist pour gérer vos tâches, synchronisez vos tâches planifiées avec Google Agenda pour ne pas avoir à vérifier l’application tous les matins.
Vous pouvez également importer automatiquement de nombreuses autres choses dans votre agenda Google.
calendrier plus efficace
Le calendrier a parcouru un long chemin au cours des 20 dernières années, mais il est difficile de savoir quelles nouvelles fonctionnalités valent la peine d’être adoptées.
Ces neuf fonctionnalités sous-utilisées de Google Agenda sont celles que je recommande d’essayer. Ils faciliteront l’organisation d’événements, réduiront le temps que vous passez à gérer votre calendrier et vous aideront à planifier vos journées les plus productives.
Ajouteriez-vous d’autres fonctionnalités ou astuces de Google Agenda à cette liste ?
Crédit d’image: Calendrier super occupé par Hidesy via Shutterstock
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