Comment organiser Google Drive comme un pro : 9 conseils clés
Google Drive est un excellent outil de productivité et de collaboration. Cependant, une fois que vous commencez à l’utiliser intensivement, il peut être difficile de tout organiser.
Heureusement, Google Drives offre plusieurs façons de trouver facilement ce que vous cherchez. Voici un guide pour organiser Google Drive afin de réduire le temps nécessaire pour trouver des informations.
1. Paramètres de base de Google Drive et ajout de fichiers
Comme les navigateurs de fichiers standard, Google Drive vous permet d’organiser les fichiers à l’aide de dossiers, ce qui est pratique si vous travaillez sur différents projets. Cependant, ce qui rend cela un peu compliqué, c’est que vos fichiers peuvent provenir de deux sources différentes.
Vous verrez ces listes dans la barre latérale de l’application Web Google Drive. mon lecteur Enregistrez les fichiers que vous enregistrez dans Drive pendant que partage avec moi Collectez du contenu que d’autres personnes vous invitent à Drive. Cela peut inclure un dossier de collaboration d’équipe, un dossier Drive public pour la distribution, etc.
tu verras aussi l’ordinateur Si vous utilisez la fonctionnalité de sauvegarde de Google Drive, il s’agit d’une fonctionnalité distincte, elle ne s’applique donc pas pour le moment.
Le fichier que vous recherchez peut appartenir à l’une de ces catégories, ce qui rend sa recherche difficile. Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez ajouter des raccourcis vers des fichiers ou des dossiers partagés sur votre propre Drive.En cliquant et en faisant glisser le fichier vers mon lecteur dans la barre latérale, ou faites un clic droit dessus et sélectionnez Ajouter des raccourcis à DriveVous pouvez placer des raccourcis n’importe où dans votre propre Drive.
Faire une vidéo du jour
Le fichier restera à son emplacement d’origine, mais un raccourci dans votre Drive vous permet d’y accéder facilement depuis votre propre hiérarchie. Cela vous évite d’avoir à parcourir les données partagées.
2. Trier par date et autres facteurs
Il s’agit d’un conseil de base, mais il nécessite une explication car il se peut que l’on ne sache pas immédiatement où le trouver. Vous trouverez l’option permettant de modifier le tri des fichiers dans le coin supérieur droit de la vue de fichier actuelle.Il est affiché comme méthode de tri actuelle, par ex. Nom.
Cliquez sur ce texte pour définir différentes méthodes de tri, telles que Dernière révision ou dernière ouverture par moiVous pouvez également utiliser les flèches pour basculer entre l’ordre croissant et décroissant.
Bien que simple, c’est un moyen pratique de connaître rapidement un dossier contenant des centaines de fichiers.
3. Sélectionnez les fichiers plus rapidement
Comme de nombreux navigateurs de fichiers, Google Drive vous permet d’utiliser transfert et Ctrl Combinez cliquer et cliquer et faire glisser pour sélectionner plusieurs fichiers.
attraper Ctrl et cliquez sur plusieurs fichiers pour les sélectionner tous.Pour sélectionner des fichiers consécutifs, cliquez sur le premier fichier, puis maintenez tout en cliquant sur le dernier fichier transfertCliquez et faites glisser est une alternative facile si vous préférez.
N’oubliez pas que vous pouvez modifier l’affichage du fichier à l’aide du bouton dans le coin supérieur droit, qui apparaît au-dessus et à côté des options de tri information icône. Utilisez-le pour basculer entre la vue liste et la vue grille, ce qui facilite la sélection d’un groupe de fichiers.
La recherche de fichiers à l’aide de la barre de recherche en haut de l’écran est le meilleur moyen de retrouver le contenu perdu. C’est encore plus efficace avec des outils avancés accessibles en quelques clics.
Lorsque vous cliquez sur la barre de recherche, vous pouvez sélectionner le type de fichier, par ex. fichier PDF ou Feuilles de calculAfficher uniquement les fichiers de ce type.
Vous remarquerez que lorsque vous cliquez sur l’un d’entre eux, Genre : Présentation ou similaire apparaîtra dans la barre de recherche. Pour des informations plus spécifiques, essayez de saisir un terme de recherche à côté de Type. Si vous connaissez le type de contenu que vous recherchez, vous pouvez facilement affiner votre recherche.
De plus, vous pouvez cliquer sur Plus d’outils de recherche Affichez les options de recherche avancées en bas du menu de sélection du type de fichier (ou la petite flèche à droite du champ de recherche). Ceux-ci vous permettent d’explorer par critères tels que la date de modification, le propriétaire et le partage avec.
Si vous avez beaucoup de fichiers dans Drive et que vous ne vous souvenez plus où vous les avez placés, la recherche sera votre meilleur ami.
5. Utilisez des couleurs et des étoiles pour créer des catégories
Bien que vous puissiez créer des hiérarchies profondes de dossiers, il est parfois plus facile d’utiliser un système plus intuitif.En cliquant avec le bouton droit sur un dossier, vous pouvez sélectionner changer de couleur et facilite la visualisation en un coup d’œil.
Contrairement au gris standard (et ennuyeux) de tout, un dossier aux couleurs vives est plus facile à repérer parmi une tonne d’autres dossiers dans votre Drive. Essayez d’appliquer des couleurs uniquement aux dossiers les plus importants ou utilisez un jeu de couleurs pour des types de contenu similaires.
Dans une étape similaire, vous pouvez également sélectionner ajouter aux favoris dans le menu contextuel.Pour voir tous les fichiers et dossiers que vous avez marqués d’une étoile, cliquez sur étoilé dans le menu de gauche. Réservez des étoiles pour vos données les plus importantes et vous saurez toujours où les chercher.
6. Prévisualisez les documents pour les numériser rapidement
Vous voulez un rappel rapide du contenu de votre dossier pour vous assurer que vous avez le bon fichier ? C’est là que le bouton de prévisualisation est utile.Sélectionnez un fichier et cliquez Œil icône dans le coin supérieur droit de la barre d’outils qui s’affiche. Cela générera un aperçu rapide afin que vous puissiez visualiser le fichier sans l’ouvrir complètement.
Cela peut prendre une seconde à charger, mais c’est toujours plus rapide que d’ouvrir complètement le fichier.Si vous pouvez modifier un fichier prévisualisé (tel qu’un document Google Docs ou une feuille de calcul), vous verrez ouvrir avec [app] Lien en haut.
7. Vérifier l’historique des révisions et des modifications à partir de mon lecteur
Pour les fichiers que vous avez dans Drive, vous pouvez afficher les versions antérieures et voir qui a apporté des modifications au fichier.Faites un clic droit sur quelque chose et sélectionnez Gérer les versions Affichez (et téléchargez) les anciennes versions du fichier, ainsi que les versions les plus récentes.
En même temps, faites un clic droit sur un fichier et sélectionnez vérifier les détails Ouvre le panneau de droite avec des informations sur le fichier.basculer vers Activité onglets pour voir les événements récents, tels que qui a apporté des modifications ou partagé des documents.
8. Essayez des applications pour vous aider à mieux vous organiser
Si les commandes intégrées ne suffisent pas, vous pouvez également connecter des applications tierces à Google Drive pour encore plus de fonctionnalités.Pour les parcourir, faites un clic droit sur le fichier et sélectionnez Ouvrir avec > Connecter plus d’applications.
Cela ouvrira le marché où vous pourrez parcourir les modules complémentaires à utiliser avec Google Drive. Jetez-y un coup d’œil et voyez si vous trouvez l’un d’entre eux attrayant. Pour vous aider à démarrer, consultez notre liste des meilleurs outils pour Google Drive.
9. Conseils pour piloter votre organisation
Nous avons une série de petits conseils pour vous qui peuvent également vous aider à organiser votre contenu Drive :
- essayez d’utiliser emoji dans le nom du dossierSous Windows, appuyez sur victoire + période Entrez un emoji et cela fonctionne dans les noms de dossier Google Drive. Associés à des couleurs de dossier, ceux-ci peuvent aider ceux qui sont très visuels.
- Utiliser les hashtags comme tags temporaires. Google Drive ne dispose pas d’une fonctionnalité de marquage appropriée, vous pouvez donc créer la vôtre à l’aide de hashtags.Bien qu’il ne soit pas officiellement pris en charge, l’ajout #important ou #la finance aux documents connexes, vous permettant de tout voir en un seul endroit avec une recherche rapide.
- Utiliser des conventions de nommage intelligentes. Si vous voulez que les fichiers apparaissent toujours dans un ordre spécifique, utilisez 001 ou des noms similaires pour une organisation plus facile. Assurez-vous également que le nom du fichier est suffisamment court pour qu’il reste gérable, mais n’oubliez pas d’inclure des mots-clés afin qu’ils puissent être facilement trouvés lors de recherches futures.
Une organisation efficace de Google Drive est essentielle
Vous connaissez maintenant la meilleure façon de tout contrôler dans Google Drive. Il est essentiel de garder les fichiers facilement accessibles, en particulier lorsque vous avez des centaines de fichiers dispersés dans des dizaines de dossiers.
Pour maîtriser Google Drive, vous devez également savoir comment résoudre les problèmes courants avec le logiciel.
A propos de l’auteur
