Top 9 des trucs et astuces Skype Entreprise pour les réunions

Top 9 des trucs et astuces Skype Entreprise pour les réunions

Skype Entreprise (anciennement Lync) est la solution de messagerie et de conférence d’entreprise de Microsoft. Vous pouvez rencontrer jusqu’à 250 personnes, même si elles n’utilisent pas le programme, et organiser vos réunions en utilisant une combinaison d’audio, de vidéo et de chat.

Nous avons dressé une liste de certaines de nos fonctionnalités préférées de Skype Entreprise que vous ne connaissez peut-être pas. De l’enregistrement de réunions au partage de présentations PowerPoint, nous avons quelques bons conseils pour vous.

Sans plus tarder, voici les meilleurs trucs et astuces Skype Entreprise.

1. Démarrer une réunion Skype dans Outlook

Ne perdez pas de temps à programmer des réunions dans des outils externes. Le potentiel de problèmes avec les réunions en ligne est élevé et fréquent.

Peut-être que quelqu’un a oublié de se joindre à temps, n’a pas installé le bon plug-in de navigateur ou n’a pas pu connecter son casque. Débarrassez-vous de tous ces tracas avec les réunions Skype Entreprise lors de la planification d’une réunion.

Lors de la création d’un rendez-vous dans Outlook, dans convention onglet, cliquez Réunion SkypeCela intégrera ensuite un lien dans la description sur lequel les utilisateurs pourront cliquer pour rejoindre la réunion.

S’ils ont des rappels activés sur Outlook, ils peuvent simplement cliquer sur assister à une réunion Lorsqu’il apparaît, Skype Entreprise le démarre automatiquement. Finis les ennuis d’inviter manuellement des personnes à un appel – s’ils sont invités, ils peuvent se joindre.

Faire une vidéo du jour

Si vous ne pouvez pas voir Réunion Skype bouton, il vous suffit de modifier rapidement les paramètres d’Outlook.

1. va Fichier > Options > Compléments.
2. exister faire en sorte sélection déroulante Complément COM et cliquez va…
3. Cochez la case à côté de Plug-in de réunion Skype pour Microsoft Office et cliquez d’accord. Terminé!

2. Partagez votre écran

La possibilité de partager votre écran est une fonctionnalité intéressante de Skype Entreprise. Vous pouvez parler à des personnes à partir d’un document, ouvrir une page Web ou afficher tout autre élément lié à une réunion.

Pendant un appel, cliquez sur icône de partage d’écran (En dessous de l’appelant, à côté du microphone.) Ici, vous pourrez partager tout votre écran ou une fenêtre spécifique.

Vous verrez un aperçu de ce que vous partagez avec d’autres, et vous pouvez utiliser les commandes en haut de l’écran – pratique lorsque vous devez arrêter de partager.

Si Skype Entreprise ne peut pas faire le travail, vous voudrez peut-être consulter les meilleurs outils de partage d’écran en ligne gratuits.

3. Enregistrez votre réunion Skype

Avez-vous déjà été en réunion, raccroché au téléphone, puis votre esprit s’est vidé ? Es-tu sûr que cette personne a dit ça ? Quels sont les points d’action ?

Vous pouvez complètement surmonter cela en enregistrant toutes les réunions Skype Entreprise. Toute activité d’appel, telle que l’audio, la vidéo, le partage d’écran et la messagerie instantanée, sera enregistrée sur l’enregistrement.

Au cours d’une réunion, cliquez sur … symbole, alors commencer l’enregistrementTous les participants à la réunion seront informés que vous êtes en train d’enregistrer et un symbole de cercle rouge apparaîtra en haut de l’ensemble de l’appel.tu peux l’utiliser pause et arrêter icône. Après la réunion, l’enregistrement sera automatiquement sauvegardé au format MP4.

Pour rechercher un enregistrement, accédez à l’écran d’accueil de Skype Entreprise et cliquez sur définir la liste déroulante des rouages.

De là, allez à Outils > Gestionnaire d’enregistrementCela vous montrera les métadonnées d’enregistrement telles que la date et la durée.

vous pouvez également Jouer enregistrement et Parcourir… Trouvez des fichiers sur votre PC.

4. En savoir plus sur les raccourcis Skype

Comme tous les produits Office, Skype Entreprise regorge de raccourcis clavier pour vous aider à travailler rapidement.

• Pour commencer avec les bases, appuyez sur Touche Windows + Maj + O accepter les invitations entrantes ou Touche Windows + Échap le rejeter.
• Pour activer/désactiver le son, appuyez sur Touche Windows + F4.
• caméra avec Touche Windows + F5.
• Pendant un appel, appuyez sur Ctrl + Maj + H mettre en attente, ou Alt + Q Finissez-en complètement.Pendant le partage de votre écran, appuyez sur Ctrl + Alt + S arrête de faire ça.
• Ou, si quelqu’un d’autre contrôle votre écran, appuyez sur Ctrl + Alt + Barre d’espace reprendre le contrôle.

Il y a trop de raccourcis pour que le programme soit listé ici, alors visitez la page des raccourcis Skype Entreprise de Microsoft pour une liste complète, y compris les raccourcis pour la messagerie instantanée, le partage PowerPoint, la navigation des contacts, etc.

Si vous voulez devenir un véritable maître des raccourcis, consultez notre guide ultime des raccourcis Windows.

Vous pouvez attribuer à chaque contact l’un des cinq niveaux de relation.Par défaut, les personnes au sein de votre entreprise collèguetandis que la personne extérieure sera interlocuteur externe.

Chaque niveau de relation a des autorisations différentes. Par exemple, amis et famille Impossible de voir les détails de votre réunion et groupe de travail Peut interrompre votre statut Ne pas déranger.

Changer cette relation peut être utile si vous travaillez avec des personnes extérieures qui organisent régulièrement des réunions avec vous, ou si vous souhaitez que quelqu’un puisse vous contacter à tout moment, quel que soit votre statut.

Pour modifier le statut relationnel d’un contact, clic-droit aller en leur nom Modifier la relation de confidentialitéIci, vous pouvez voir l’état actuel de la relation et trouver des descriptions d’autres options.

choisir contact bloqué Si vous voulez empêcher quelqu’un de vous envoyer des SMS ou de vous appeler. Ils verront toujours votre nom et votre adresse e-mail, mais votre statut leur sera caché et ils ne seront pas informés que vous les avez bloqués.

Si vous souhaitez sélectionner plusieurs contacts pour modifier la relation en bloc, appuyez et maintenez Ctrl et click gauche tour à tour sur chaque nom.

Si vous souhaitez rétablir la relation par défaut, cliquez sur Attribuer automatiquement des relations.

6. Commencez le sondage, les questions-réponses et le tableau blanc

Vous pouvez pimenter vos réunions avec des tableaux blancs, des sondages et des questions-réponses.Pour les utiliser dans la réunion, cliquez sur rendre le contenu bouton, sélectionnez Suitepuis sélectionnez l’un des tableau blanc, voteou Questions et réponses.

choisir tableau blanc l’ouvrira sur l’écran de tout le monde. C’est une fonctionnalité intéressante lorsque peindre est plus facile que d’en parler.

Vous pouvez utiliser le panneau de droite pour basculer entre différentes options d’annotation, telles que le stylo, le surligneur et la gomme. Si vous passez à une autre option de présentation, le tableau blanc se fermera, mais si vous revenez plus tard, le contenu restera.

choisir vote s’ouvrira Créer un sondage la fenêtre. Ici, vous pouvez entrer le nom de votre sondage et les options de réponse. Le vote sera ensuite montré à tous les participants à la réunion, leur permettant de voter et de voir les choix des autres.

vous pouvez cliquer voter Pour ajuster les paramètres, tels que le masquage des sondages aux participants, l’enregistrement des résultats ou la fermeture des sondages.

Enfin, choisissez Questions et réponses Passez du chat standard au module Q&R.

Vous serez averti lorsque les participants poseront des questions.Cliquez sur répondreentrez une réponse et appuyez sur EntrerCela montrera la question et la réponse à tout le monde.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur arrêter les questions-réponsesensuite aller à Enregistrer sous Si vous souhaitez enregistrer la session.

7. Utilisez des présentations PowerPoint

Vous pouvez partager votre écran dans Skype Entreprise, mais parfois vous souhaitez simplement afficher une présentation. L’intégration avec PowerPoint le permet.

Ouvrez votre présentation dans PowerPoint, accédez à Diaporama onglet et cliquez Démo en ligne > Skype EntrepriseVous pouvez choisir de l’envoyer à une réunion en cours ou de créer une nouvelle réunion.

Vous pouvez faire la même chose dans d’autres applications Office.Pour ce faire, rendez-vous sur Fichier > Partager > Démo en lignevenez ici, assurez-vous Skype Entreprise Sélectionnez dans la liste déroulante et cliquez sur exposition.

Lorsque vous présentez dans Skype Entreprise, vous verrez les icônes nécessaires à l’écran pour contrôler le contenu, telles que les flèches pour vous déplacer entre les diapositives PowerPoint.Cliquez sur arrêter la démo Arrêtez de partager des fichiers avec tout le monde à tout moment.

8. Transfert vers téléphone

Si jamais vous vous trouvez dans un appel Skype Entreprise et que vous devez quitter votre ordinateur, vous pouvez simplement basculer l’appel vers votre téléphone.

Pour le configurer, rendez-vous sur Paramètres > Outils > Options > Téléphone > Téléphone… entrez votre numéro de téléphone (y compris les codes de pays) et cliquez sur d’accord.

Maintenant, dans un appel Skype Entreprise, cliquez sur contrôle des appels bouton, puis cliquez sur transfertSélectionnez maintenant mon appareil mobile et cliquez transfert.

Vous recevrez un appel sur votre téléphone qui vous connectera automatiquement à l’appel Skype Entreprise.

L’avantage est que vous n’avez pas besoin d’installer l’application Skype Entreprise sur votre téléphone. Cependant, il n’existe aucun moyen de transférer les appels du téléphone vers Skype Entreprise.

9. Désinstaller Skype Entreprise

Si vous travaillez dans une organisation qui utilise Skype Entreprise et que vous utilisez un ordinateur ou un ordinateur portable d’entreprise, vous ne pourrez peut-être pas désinstaller Skype Entreprise. Votre service informatique a peut-être verrouillé la possibilité de le faire. De plus, il n’est peut-être pas judicieux de désinstaller l’outil préféré de votre organisation.

C’est différent si vous avez Skype Entreprise sur votre système personnel.selon Touche Windows + I Ouvrez Paramètres et cliquez sur application. chercher Skype Entreprisecliquez dessus, puis cliquez sur désinstaller.

Si vous ne le voyez pas sur cette liste, cela signifie qu’il fait partie de votre package Office et ne peut pas être désinstallé sans désinstaller l’intégralité de la suite Office.

Vous pouvez également ouvrir Skype Entreprise et cliquer sur icône d’engrenage de paramètresCliquez dans le volet de gauche personnelDécochez Lancer automatiquement l’application lors de la connexion sur Windows.

Maintenant, vous n’aurez plus jamais à le revoir et vous pourrez oublier qu’il est installé.

Organisez des réunions comme un pro

Avec tous ces conseils en main, vous pouvez maintenant mener des réunions comme un pro. Vos collègues seront impressionnés par l’efficacité avec laquelle vous organisez vos réunions, la fluidité avec laquelle vous partagez du contenu et à quel point il est cool de créer des sondages.

Maintenant que vous maîtrisez la technologie, vous devriez également consulter notre article sur la façon de survivre à une réunion de travail. Si vous travaillez à domicile, consultez nos ressources sur le travail à distance.

Crédit d’image : Robert Kneschke/Shutterstock

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