9 conseils clés pour gérer et organiser les fichiers informatiques
L’organisation des fichiers sur votre ordinateur peut être délicate. Si vous ne faites pas attention, vos fichiers et dossiers peuvent devenir encombrés et difficiles à parcourir et à trouver ce que vous cherchez.
C’est pourquoi nous avons rassemblé ces techniques de gestion de fichiers Windows. Il n’existe pas de méthode parfaite pour gérer les fichiers informatiques, mais ces conseils vous aideront à créer de l’ordre à partir du chaos.
Téléchargement Gratuit: Cet article est téléchargeable au format PDF auprès de notre partenaire de distribution TradePub. Vous devez remplir un court formulaire pour y accéder pour la première fois. Téléchargez l’aide-mémoire des astuces pour gérer et organiser vos fichiers informatiques.
1. Nettoyer la poubelle
Il y a de fortes chances que vous ayez beaucoup de données indésirables sur votre ordinateur. Votre première étape devrait être de rechercher et de supprimer ces fichiers, car cela n’a aucun sens d’organiser les fichiers inutiles. Il est également bon de nettoyer le disque pour faire place à de nouvelles données.
Notre guide de nettoyage Windows 10 devrait vous être utile pour cette tâche. Si vous supprimez accidentellement quelque chose, vous pouvez toujours le restaurer à partir de la corbeille.
2. Regrouper les fichiers dans des dossiers
Les dossiers sont l’épine dorsale d’une bonne organisation. Ils vous permettent de regrouper des fichiers dans des collections logiques.
Par défaut, Windows est livré avec des bibliothèques telles que Documents et Images que vous pouvez utiliser comme point de départ. Dans l’explorateur de fichiers, clic-droit et sélectionnez Nouveau > Dossier Commencez à créer.
Faire une vidéo du jour
Il peut être utile de planifier la structure de vos dossiers avant de pirater. Par exemple, souhaitez-vous diviser un dossier d’images par événements, personnes, lieux ou autre chose ? Voulez-vous que vos fichiers soient séparés de la vie et du travail ?
Vous pouvez également créer des dossiers dans des dossiers. Cela dit, essayez de ne pas rendre la hiérarchie trop profonde ou vous finirez par cliquer constamment sur les dossiers lorsque vous essayez de trouver quelque chose.
3. Créez une convention de nommage cohérente
Il est préférable d’utiliser des conventions de dénomination cohérentes pour les dossiers et les fichiers. Ce qu’il y a à l’intérieur doit être clair sans l’ouvrir, mais il doit également être relativement concis.
N’oubliez pas que l’explorateur de fichiers peut vous montrer des tonnes de métadonnées intéressantes.Dans le ruban, allez à Affichage > Ajouter une colonne. Ici vous pouvez ajouter des colonnes Date modifiée, Types deet auteurCela signifie que vous n’avez pas nécessairement besoin d’inclure ces informations dans le nom du fichier.
Quelques conseils généraux :
- Lorsque vous utilisez des nombres consécutifs au début du nom, ajoutez un zéro non significatif (par exemple 001, 002) pour faciliter le tri.
- Assurez-vous que votre orthographe et votre grammaire sont correctes afin qu’elles apparaissent correctement dans toute recherche.
- N’utilisez pas d’abréviations. Ils pourraient avoir un sens à l’époque, mais vous pourriez oublier ce qu’ils voulaient dire.
Si vous devez renommer un grand nombre de fichiers à la fois, utilisez un outil tel qu’un utilitaire de renommage par lots.
4. Accès rapide aux dossiers et fichiers
C’est génial d’organiser vos fichiers dans des dossiers structurés, mais vous n’avez pas besoin de naviguer dans cette structure chaque fois que vous voulez trouver quelque chose. Windows a une puissante fonction de recherche. Ouvrez simplement le menu Démarrer, commencez à taper et il analysera tout sur votre ordinateur. Voici quelques raccourcis et astuces de recherche Windows 10.
Vous pouvez épingler les dossiers fréquemment consultés dans le menu Démarrer. clic-droit et sélectionnez épinglé pour commencer Par ici. Faites également glisser le dossier vers la barre des tâches pour l’y épingler. Puis, clic-droit L’icône de l’explorateur de fichiers, qui apparaîtra dans fixé partie.
Enfin, vous pouvez modifier l’explorateur de fichiers pour mieux comprendre vos données.basculer vers voir Onglets dans le ruban.Ici, vous pouvez choisir parmi différents Trier par méthode, activer Volet DétailsChangement dispositionet plus.
Jouez avec ces options jusqu’à ce que vous trouviez quelque chose qui fonctionne pour vous. Vous pouvez également les modifier par dossier.Par exemple, un grande icône La mise en page est pour les dossiers de photos, tandis que liste Plus adapté à la documentation.
5. Utilisez un fournisseur de stockage cloud
Si vous collaborez fréquemment sur des fichiers avec d’autres personnes ou si vous vous déplacez entre des appareils tels que des ordinateurs portables et des ordinateurs de bureau, l’envoi constant de fichiers dans les deux sens peut être pénible. Vous pouvez également avoir plusieurs fichiers à différents endroits, tels que vos documents et vos e-mails.
Un excellent moyen de surmonter ce problème consiste à utiliser un fournisseur de stockage cloud gratuit. Ces services vous offrent des gigaoctets d’espace pour stocker vos données et les synchroniser sur tous vos appareils.
Des services décents comme OneDrive ou Google Drive s’intégreront directement dans l’explorateur de fichiers afin que vous puissiez gérer tous vos fichiers à partir d’un seul endroit.
6. Supprimer les doublons et utiliser des raccourcis
Avoir plusieurs copies du même fichier est un jeu dangereux. Non seulement c’est un gaspillage d’espace de stockage, mais les modifications ne seront pas synchronisées entre elles. Par exemple, cela pourrait entraîner différentes versions du même document.
Les duplications peuvent se produire de manière inattendue, et les trouver manuellement peut être pénible. C’est pourquoi il est préférable d’utiliser un programme comme dupeGuru, qui analyse votre ordinateur à la recherche de fichiers en double – dans les noms et le contenu des fichiers, y compris une recherche « floue » de fichiers similaires – et vous permet de les supprimer.
Les copies de fichiers se produisent généralement lorsque les fichiers sont conservés à différents endroits. Ne faites pas cela. Utilisez plutôt des raccourcis. à l’intérieur du dossier, clic-droit et sélectionnez Nouveau > Raccourci et suivez l’assistant.
7. Utilisez une application de prise de notes
Si vous êtes le genre de personne qui a constamment besoin de noter des notes ou des idées, ne laissez pas de fichiers texte errants sur votre ordinateur. Pensez aux notes autocollantes physiques ; elles sont conçues comme des souvenirs temporaires et non comme une solution de stockage permanente. Il en va de même pour votre vie numérique.
Envisagez d’utiliser une application de prise de notes comme OneNote, Evernote ou une alternative légère de prise de notes.
La plupart de ces applications vous permettent de stocker localement et en ligne. Ils sont principalement conçus pour la ferraille et disposent de leurs propres outils d’organisation. Il est préférable de les utiliser et de tout avoir au même endroit.
8. Archivez les anciens fichiers si nécessaire
Certaines personnes aiment créer un dossier d’archives sur leur ordinateur et y déposer d’anciens fichiers, mais c’est comme tout balayer sous le tapis. Une archive appropriée est conçue pour stocker les fichiers auxquels vous n’avez plus besoin d’accéder régulièrement mais que vous devez quand même conserver. Il est généralement séparé de votre disque principal et vous pouvez également utiliser une solution de stockage plus lente et moins chère.
Pour connaître l’historique d’un dossier, clic-droit et sélectionnez caractéristique. Ici vous pouvez voir l’heure du fichier créé, Modifiéet a visité.
Il est facile de regrouper rapidement des fichiers en fonction de la date de modification.Dans l’Explorateur de fichiers, cliquez sur la zone de recherche dans le coin supérieur droit et utilisez Date modifiée Menu déroulant sur le ruban. Vous pouvez lier ce paramètre à d’autres chaînes de recherche. Par exemple, vous pouvez rechercher des fichiers DOC dont la dernière modification remonte à 2021.
Généralement, l’archivage n’est nécessaire que lorsque l’espace de stockage sur le disque principal est insuffisant. Sinon, si elles sont bien organisées, cela ne fait pas de mal de conserver les anciennes données.
9. Respectez votre plan d’organisation
Ne perdez pas tout votre travail d’organisation. Tenez-vous en à votre plan. Il peut être très tentant de sauvegarder rapidement un fichier en le nommant au hasard et en le plaçant sur le bureau. Il existe de nombreuses meilleures façons de stocker des fichiers que le bureau.
Si vous ne vous en tenez pas à cela, vous vous retrouverez avec le fichier désordonné avec lequel vous avez commencé. Lors de la création ou de l’enregistrement d’un nouveau fichier, prenez le temps de lui donner un bon nom et placez-le dans le bon dossier, votre futur vous vous remerciera.
Organisez automatiquement vos fichiers
Ces conseils vous aideront certainement à obtenir une bonne base pour organiser vos fichiers. Fini le temps où vous ne pouviez pas trouver ce dont vous avez besoin. Vous saurez exactement comment trouver le fichier que vous voulez.
Si vous avez besoin de plus d’aide, vous pouvez même utiliser des applications comme PhotoMove et TagScanner pour organiser automatiquement vos fichiers Windows.
A propos de l’auteur
