Comment envoyer le formulaire par e-mail
ce qu’il faut savoir
- Pour créer des formulaires, utilisez un développeur de formulaires en ligne tel que Google Forms, Microsoft Forms ou Zoho Forms.
- Envoyez à votre destinataire un lien vers la page de connexion du formulaire.
- Pour envoyer le formulaire par e-mail, remplissez le formulaire et numérisez-le au format PDF > Joindre le PDF à l’e-mail et envoyer.
Cet article explique comment envoyer des formulaires en ligne par e-mail.
Créer des formulaires qui envoient des réponses par e-mail
Pour qu’un formulaire en ligne fonctionne, il doit être hébergé par un serveur qui exécute des algorithmes pour brancher le formulaire, calculer les réponses et enregistrer les métadonnées. Étant donné que les serveurs de messagerie ne peuvent pas exécuter de programmes pour exécuter ces fonctions, vous ne pouvez pas compter uniquement sur le courrier électronique pour développer et calculer des formulaires. Au lieu de cela, vous pouvez uniquement utiliser le courrier électronique pour informer les utilisateurs des nouveaux formulaires ou configurer les formulaires existants pour transmettre les réponses aux développeurs de formulaires par courrier électronique.
Il y a de nombreuses années, certains programmes de messagerie incluaient des outils de génération de formulaires qui renvoyaient les résultats à l’adresse de réponse une fois le formulaire rempli. En raison de graves failles de sécurité dans ces produits, ils ont (à juste titre) pratiquement disparu du marché.
Si vous êtes le développeur du formulaire, configurez le logiciel que vous utilisez pour vous envoyer la réponse individuelle de chaque répondant sous forme de champ dans l’e-mail.
Les développeurs de formulaires en ligne populaires incluent :
- Feuilles Google: outil de développement de formulaires complet intégré à Drive.
- Formulaires Microsoft: Un outil puissant et riche en fonctionnalités (gratuit avec un compte Microsoft) optimisé pour une analyse ultérieure dans Excel.
- Formulaires Zoho: Un outil complet qui fonctionne bien avec d’autres services Zoho pour les petites entreprises.
- machine à écrire: Un formulaire plus élégant qui met l’accent sur l’attrait visuel et la facilité d’utilisation pour les répondants.
- morphologie cognitive: Il s’agit d’un excellent outil pour les personnes qui ont besoin d’utiliser une mise en forme conditionnelle avancée dans leurs formulaires.
- Formulaire de contact 7: Disponible dans le système de gestion de contenu WordPress, CF7 intègre des outils de collecte de formulaires dans votre blog ou votre site Web.
Bien que chaque outil de développement utilise des paramètres différents, en général, la plupart d’entre eux prennent en charge le courrier électronique en tant que solution.
Il est généralement préférable d’éviter d’envoyer des réponses par e-mail. Laissez plutôt l’outil regrouper les réponses. Il est peu utile de créer un formulaire et de devoir ensuite trier manuellement des dizaines ou des centaines de réponses par e-mail lorsqu’un outil peut suivre les réponses pour vous.
Lien du formulaire de messagerie
Au lieu d’envoyer le contenu du formulaire par e-mail, envoyez aux destinataires un lien hypertexte vers la page de connexion du formulaire. Chaque formulaire développé via l’outil de développement de formulaire contient une URL unique. Envoyer l’URL – cependant, vous pouvez ajouter un contexte supplémentaire si vous le souhaitez, comme une description ou votre politique de confidentialité et de protection des données.
Soumettre la réponse du formulaire par e-mail
Parfois, les organisations comptent encore sur des formulaires papier ou des formulaires auxquels il est possible de répondre par voie électronique, mais pas en ligne. Pour y répondre par e-mail, la solution la plus simple consiste à remplir manuellement le formulaire et à le scanner en tant que document PDF. Envoyez le PDF par e-mail aux personnes qui ont répondu à la liste.
La version complète d’Adobe Acrobat comprend un outil de conception de formulaires qui permet de remplir des formulaires « papier » au format PDF sur un ordinateur, et de transmettre les résultats par e-mail. Bien qu’Acrobat soit coûteux, c’est un excellent outil si vous avez besoin de basculer entre des documents papier et électroniques – sa fonctionnalité de messagerie repose sur l’ordinateur de chacun qui lance le programme de messagerie par défaut pour terminer le processus de transfert.
Vous pouvez également prendre une photo de chaque page du formulaire, intégrer ces images dans un document texte et envoyer le document texte. Cependant, un tel processus crée beaucoup de problèmes pour que les gens répondent aux questions. Si vous êtes celui qui conçoit le formulaire, concentrez-vous sur un processus qui minimise les frictions et le travail inutile pour la personne qui vous répond.
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