Comment créer des rapports et des documents professionnels dans Microsoft Word
Si Microsoft Office était un pays, ce serait le troisième pays le plus peuplé du monde. 1,2 milliard de personnes C’est incroyable d’utiliser un ensemble d’applications. De plus, ils « parlent » 107 langues !
Mais en ce moment, vous et moi parlons en anglais, et nous allons parler des outils les plus populaires de la bibliothèque Microsoft Office — Microsoft Word 2016.
Cet éditeur de documentation permet d’écrire divers documents. D’une simple candidature à un CV nécessaire. D’une simple liste de seaux à un mémo de bureau. Nous pensions pouvoir utiliser Word. Mais lorsque nous nous sommes assis pour rédiger un rapport professionnel sérieux, nous avons découvert un fait important.
La rédaction de rapports professionnels nécessite un ensemble de compétences différent.
Alors, posez-vous cette question – Pouvez-vous passer d’un simple document à un long rapport ? Connaissez-vous toutes les fonctionnalités de Microsoft Word qui aident à gérer ce projet de document volumineux ? Pouvez-vous travailler en collaboration avec d’autres membres de l’équipe ?
Que vous soyez étudiant, propriétaire d’une petite entreprise ou employé de bureau… vous devez créer un rapport ou un document dans un format professionnel. Ce guide MakeUseOf vous aidera à mettre à jour votre technique et à améliorer votre approche de conception.
Dans ce guide :
Rédaction de rapports — Introduction | Liste des rapports
Outils Microsoft Word utiles — Collage spécial | Chercheur | Figer certains documents
Faire une vidéo du jour
Travail de mise en page et de conception — Introduction | Couvertures | Table des matières | En-tête et pied de page | Numéros de page | Styles de police | Styles de paragraphe | Sauts de page |
Référence et coopération — Index | Bibliographie | Renvoi | Notes
complétez votre rapport — Signe | Filigrane | Lecture seule | Imprimer au format PDF
L’étape suivante – en conclusion
Rédaction de rapports
La rédaction d’un rapport implique la recherche, puis la publication des résultats de cette analyse. Dans le monde professionnel, le « look » ou l’apparence du contenu que vous publiez est ce qui compte. Un résultat final agréable peut renforcer votre réputation et renforcer votre marque personnelle.
Les étapes suivantes vous aideront à comprendre les fonctionnalités expertes de Microsoft Word 2016. Passez beaucoup de temps à faire des plans. Commencez par ces guides…
Étape 1 : déterminer l’objectif
Avant de commencer un rapport, vous devez d’abord savoir pourquoi vous l’écrivez. Il existe de nombreux types de rapports, mais ils sont soit destinés à informer, soit à persuader. Il peut être utilisé pour décrire un processus technique, partager des informations générales ou présenter l’avancement d’un projet.
demande toi – Quel et PourquoiCela vous aidera à distiller votre objectif en un seul point et à vous y tenir, plutôt que de divaguer sur des détails inutiles.
Étape 2 : Identifiez votre public
La deuxième considération importante est l’évaluation de votre public. Peuvent-ils comprendre ce que vous dites ? Y a-t-il différents niveaux de lecteurs qui liront le rapport ? Les connaissances du lecteur sur le sujet influenceront grandement les informations que vous devez inclure.
Identifiez le public principal, puis rédigez le rapport au niveau technique approprié. Des informations supplémentaires à la fin du rapport peuvent aider les publics secondaires.
Étape 3 : Connaissez votre thème
Vous devez savoir de quoi vous parlez. Alors faites des recherches sur le sujet et incluez toutes les informations pertinentes pour prouver votre point de vue. Assurez-vous de fonder vos conclusions sur des faits plutôt que sur des opinions personnelles. Les informations doivent être correctes, à jour et largement citées.
Vous pouvez également utiliser une variété de ressources telles que des revues, des articles de journaux, des livres, des sites Web, des brochures, des données brutes, des rapports annuels et des présentations pour vous aider à étayer votre point de vue. Ne vous en tenez pas à Wikipédia.
Étape 4 : Rapport de présentation
Vous avez terminé votre recherche. De nombreuses informations attendent d’être saisies et imprimées. Mais attendez! Ne pas se noyer avant d’entrer dans l’eau. Préparez le plan final du rapport, qui sera un tableau de points de cheminement pour vous aider à naviguer du début à la fin. Un plan est un plan. Il vous donnera une vue aérienne du terrain et vous montrera où vous devez remplir les détails.
La structure d’un rapport d’idée peut inclure les éléments suivants :
- couverture
- résumé
- contenu
- présenter
- Corps du rapport
- en conclusion
- suggestion
- appendice
- Bibliographie et références
Le plan de document de Microsoft Word est une fonctionnalité puissante qui peut même vous aider à organiser votre document avant de commencer à le remplir. Des modèles de brainstorming et de cartographie mentale sont également disponibles.
Étape 5 : Rédiger, modifier, relire et terminer
Une fois que vous avez créé votre rapport, il est temps de remplir les en-têtes. Personnellement, je pense qu’il est préférable de travailler un peu sur chaque section, puis de l’amplifier avec des informations. Vous pouvez le faire si vous le souhaitez ou remplir chaque section à mesure que vous comprenez la structure du rapport. Assurez-vous de vous concentrer sur l’expression de vos pensées et sur l’utilisation de preuves à l’appui plutôt que sur l’orthographe et la grammaire. Décrivez votre argument et écrivez quelques phrases pour exprimer votre point principal. Si vous trouvez quelque chose qui vaut la peine d’être cité, veuillez le citer.
Une fois que la majeure partie de votre texte est écrite, il est temps de le lire et de vous assurer qu’il est fluide. Assurez-vous d’utiliser des mots de transition tels que « Cette information montre… », « En d’autres termes… », « semblable à… » pour guider le lecteur et mettre en évidence les points pertinents et clés.
Enfin, prenez le temps de relire, de vérifier la grammaire et l’orthographe, et de revérifier toutes les informations pertinentes et leur flux logique. C’est une bonne idée de réserver au moins une journée pour réviser et relire votre travail. N’essayez pas de le modifier juste après avoir pensé que vous avez terminé, car cela vous manquera de lire ce que vous avez écrit. Dormez un peu et relisez le lendemain.
liste de rapports
Avant de soumettre ou de soumettre votre rapport durement gagné, veuillez vous assurer d’avoir rempli les éléments suivants :
- Remplissez la page de titre, y compris le titre, votre nom, la date, qui signale et une éventuelle description de ce qui est signalé.
- Il est exact que les pages de contenu ont des titres et des numéros de page appropriés.
- Assurez-vous que l’introduction couvre les points clés, la portée du rapport et ce qu’il essaie d’accomplir.
- Vous avez ajouté des en-têtes au-dessus du tableau et sous l’image/le graphique.
- Le contenu du rapport est-il clair, logique, factuel, précis et précis ?
- La conclusion énonce-t-elle les résultats, réaffirme-t-elle l’idée principale et ne contient-elle aucune nouvelle information ?
- Les titres et sous-titres sont-ils clairement indiqués ?
- Les citations sont-elles pertinentes, actuelles et correctement citées ?
- Utilisez-vous des sauts de page, le cas échéant ?
Maintenant, lançons Microsoft Word et vous expliquons les fonctionnalités qui vous aident à assembler un brouillon de rapport et à le présenter comme un document professionnel.
Fonctionnalités utiles de Microsoft Word pour la rédaction de rapports
Traitez-les comme des conseils et maîtrisez-les un par un.
Microsoft Word est un gros obusier avec de nombreux écrous et boulons. Concentrons-nous sur les compétences et les outils clés nécessaires pour planifier, préparer et présenter des rapports professionnels. Les fonctionnalités de Microsoft Word que nous aborderons ci-dessous sont également des raccourcis vers la productivité qui peuvent faciliter votre travail.
indice: Utilisez l’assistant Tell Me de Microsoft Word 2016 pour en savoir plus sur les nouvelles fonctionnalités de la suite Office.
Commençons par trois outils préliminaires…
Utiliser la pâte spéciale
Pour la plupart d’entre nous, lorsque nous devons copier du texte ou des images dans Word, le raccourci CTRL+V fera l’affaire. Mais parfois, nous pouvons vouloir coller les données copiées dans un autre format, comme coller des données Excel sous forme d’image.de même que pâte spéciale Lorsque vous collez des images, des données de présentation, des tableaux ou des objets à partir de tout autre programme dans Word, vous pouvez ignorer ou spécifier la mise en forme.
Vous ferez un usage intensif des tableaux et graphiques Excel dans les documents professionnels.
Si vous copiez simplement ce que vous voulez et cliquez sur Coller, vous remarquerez qu’il insère les données sous forme de tableau. Cependant, si la plage de cellules que vous collez est grande et que vous ne souhaitez pas la modifier, vous pouvez la coller en tant qu’image et la modifier avec des options supplémentaires.
exister Microsoft Excel: Sélectionnez et mettez en surbrillance les cellules que vous souhaitez copier > appuyez sur CTRL+C.
exister Microsoft Word: va Accueil> Coller> Coller Spécial. choisir pâte spéciale et sélectionnez dans la boîte de dialogue Objet feuille de calcul Microsoft Office Excel.
Vous pouvez redimensionner les données car il s’agit d’une image et si vous double-cliquez, vous pourrez modifier les valeurs. Vous pouvez modifier le tableau ou le graphique et le reconcevoir. Et, si vous mettez à jour les données d’un graphique ou d’un tableau dans Excel, vous pouvez actualiser automatiquement le graphique dans Word.
Essayez également le menu contextuel du clic droit. Le menu Collage spécial apparaît :
Il existe plus d’options pour importer des données d’Excel dans Word. Ils sont également décrits en détail sur la page de support de Microsoft Office.
Utiliser un chercheur
Oui, il y a Google et Wikipédia. Mais passer constamment de Word au navigateur peut affecter votre productivité. Office 2016 apporte une puissante intégration de la recherche au gros du travail. Non seulement Researcher vous aide à trouver du contenu à partir de Microsoft Word, mais il vous aide également à ajouter rapidement des citations. Il utilise le Bing Knowledge Graph pour trouver le bon contenu pour prendre en charge vos documents.
va Ruban > Onglet Référence et c sélectionner chercheurUn volet avec des options de recherche s’ouvrira sur la droite.
Tapez un mot-clé pour le sujet que vous souhaitez rechercher et appuyez sur Entrée.
Le volet des résultats affiche une liste de sources que vous pouvez utiliser dans votre document. Choisissez un sujet à explorer en détail.
Cliquez sur le signe plus dans le coin supérieur droit pour ajouter le thème à votre document Microsoft Word. Vous pouvez également cliquer sur le signe plus sur n’importe quel résultat pour citer la source dans votre document de recherche. La citation de sources vous aide à étayer vos recherches avec des sources et des livres en ligne.
Comme nous le verrons plus tard, la bibliographie annotée est l’une des parties les plus difficiles de la documentation. Le chercheur est l’assistant intelligent de l’intervention.
Figer une partie d’un document Word
Prenons pour acquis que votre rapport professionnel sera un travail long et complexe. Vous pouvez diviser la fenêtre Word en deux volets pour afficher deux parties différentes du document en même temps. C’est un gain de temps précieux lorsque vous souhaitez copier et coller des sections d’un endroit à un autre ou vous référer à une section d’un document tout en travaillant à un autre endroit.
va Ruban > onglet Affichage > Fractionner.
Pour supprimer un fractionnement, cliquez sur supprimer le fractionnement dans le même onglet.
Les groupes Windows vous offrent plusieurs options pour modifier la façon dont deux documents ou plus sont traités. Ces fonctions sont explicites.
Pour faire défiler les deux documents en même temps, cliquez sur Défilement synchronisé dans le groupe Fenêtre de l’onglet Affichage.Vous pouvez également cliquer Voir côte à côte Placez les deux parties du document côte à côte.
indice: Utilisez la vue fractionnée pour afficher deux mises en page différentes – par exemple, impression et contour. Mettre en place des fractionnements. Ensuite, cliquez sur le volet souhaité…
