L’étiquette des e-mails montre où votre signature doit être
Il n’y a pas de règles absolues d’étiquette de courrier électronique concernant l’endroit où vous signez. Cependant, comme pour la plupart des aspects de la communication, l’objectif général est de rendre votre message clair et mémorable, mais pas trop envahissant – gardez donc à l’esprit les directives suivantes.
Emplacement de la signature électronique
Les destinataires des e-mails veulent généralement voir votre signature d’e-mail juste en dessous de la fin du texte. Cela en fait le meilleur choix pour les nouvelles nouvelles. Dans les réponses, cependant, une version allégée ou pas du tout de version allégée est un bon choix ; après tout, le destinataire sait déjà qui vous êtes. Ceci est particulièrement important dans les longs fils de discussion avec plusieurs participants, où les signatures répétées peuvent devenir difficiles à manier et ennuyeuses.
Options du programme de messagerie
Les préférences que vous définissez dans votre programme de messagerie déterminent où et comment votre signature apparaîtra.
- Si vous incluez le message d’origine en utilisant une indentation et des guillemets facultatifsvotre signature apparaîtra au bas du message.
- si vous citez paresseusement– c’est-à-dire, placez votre message au-dessus du message d’origine – votre signature apparaîtra généralement entre votre message et le message d’origine auquel vous faites référence, juste avant – Informations originales – Fil.
La différence entre les citations paresseuses et sélectives dépend souvent du client de messagerie que vous utilisez ou de vos normes professionnelles. Par exemple, les utilisateurs de Linux s’appuient souvent sur le référencement sélectif, tandis que Microsoft Outlook utilise le référencement paresseux par défaut.
Erreurs de placement de signature d’e-mail à éviter
Méfiez-vous de ces erreurs de placement courantes pour éviter toute confusion :
- Signez ci-dessus, répondez sur la ligne ci-dessous: Les lecteurs sont conditionnellement incapables de voir les signatures qu’ils rencontrent. Si votre programme de messagerie est configuré pour apposer votre signature sur le texte cité dans les réponses et les transferts, veuillez ne rien écrire dans le texte cité. Les destinataires peuvent être déconcertés par votre réponse vide, mais peuvent ne pas être là depuis assez longtemps pour trouver votre réponse dans la section citation. Au lieu de cela, répondez au-dessus de la signature ou déplacez la signature tout en bas.
- Signez en bas, répondez tout en haut: Le destinataire peut ne jamais voir la signature ou, s’il la voit, la signature lui permet de rechercher le texte de réponse en ligne qu’il a peut-être manqué. Au lieu de cela, déplacez votre signature au-dessus de la section citation et sous votre réponse.
Directives générales de signature
Gardez à l’esprit les conseils suivants lors de la création et de l’utilisation de signatures :
- Votre signature électronique ne doit pas dépasser quatre ou cinq lignes de texte.
- Bien qu’elles ne soient plus aussi courantes qu’autrefois, de nombreuses signatures de courrier électronique utilisent des séparateurs de signature standard.
- Assurez-vous que la signature ne dépasse pas 75 caractères.
- Réfléchissez bien avant d’inclure des images ; certains programmes de messagerie traitent les images intégrées comme des pièces jointes, selon la façon dont le programme et le destinataire définissent leurs préférences.
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