Créer une base de données pour les magasins de détail
Si vous êtes propriétaire ou gérant d’un magasin, vous savez déjà à quel point il est important d’avoir la bonne base de données. De l’inventaire et de l’expédition aux employés et aux clients, vous savez que même une journée lente nécessite beaucoup de maintenance des données. La vraie question est de quel type de base de données avez-vous besoin ? J’espère que vous n’essayez pas de conserver ces informations dans Microsoft Excel ou dans un tableur similaire. Si tel est le cas, vous pouvez envisager de commencer avec une base de données de base, telle que Microsoft Access, afin de pouvoir facilement transférer des données vers la base de données.
Le type et la taille du magasin que vous gérez font une grande différence quant à la base de données qui a le plus de sens. Si votre magasin ouvre régulièrement sur des marchés fermiers, vos besoins sont très différents des magasins physiques. Si vous vendez de la nourriture, vous devez suivre la date d’expiration dans le cadre de votre inventaire. Si votre magasin de détail est en ligne, vous devrez suivre les frais, l’expédition et les informations de révision. Cependant, tous les magasins ont de nombreux points communs, tels que les stocks et les flux de trésorerie. Pour vous aider à déterminer la meilleure base de données pour vos besoins spécifiques, vous devez tenir compte des points suivants.
Informations à suivre dans la base de données
Gérer un magasin de détail nécessite de suivre de nombreux aspects différents. Non seulement gardez un œil sur l’inventaire, mais assurez-vous qu’il y a suffisamment de moyens d’afficher les marchandises (comme les bacs, les cintres, les étagères et les boîtes), les fournitures pour afficher les prix, les factures, les informations sur les ventes et les informations sur les clients. Il y a beaucoup à suivre et une base de données facilite grandement la gestion de votre magasin.
Les magasins en ligne peuvent être difficiles à gérer car il y a tellement de choses que vous devez suivre, comme l’expédition. Une base de données permet de traiter assez facilement tous ces différents aspects sans avoir à se référer constamment à l’historique de vos clients ou de vos ventes. Vous pouvez même exporter des informations, telles que des rapports, et les télécharger dans votre base de données afin que vous n’ayez pas à vous soucier de la saisie manuelle.
Décidez d’acheter ou de construire
Que vous deviez acheter ou créer une base de données est une grande question, tout dépend de la taille de votre entreprise et de l’endroit où vous souhaitez l’emmener. Si vous débutez et que vous avez du temps (mais une somme d’argent très limitée), la création de votre propre base de données est un excellent moyen de la rendre spécifique à vos besoins uniques. Cela est particulièrement vrai si vous venez de démarrer une boutique en ligne. Si vous démarrez votre base de données avant d’ouvrir un magasin de détail en ligne, vous aurez une meilleure compréhension de l’inventaire et des points de départ. Ce sont d’excellentes données, facilement accessibles pendant la saison des impôts, et elles peuvent vous aider à rester au top de votre inventaire ainsi que des données clients.
Si vous avez une plus grande entreprise, en particulier quelque chose comme une franchise, l’achat d’une base de données serait préférable pour vous. Cela vous aidera avec toutes les choses que vous pourriez oublier. Curieusement, vous n’aurez pas le temps de créer et de gérer la base de données, il est donc préférable de couvrir toutes les bases. Vous pouvez apporter vos propres modifications à tout moment.
Trouver le bon programme de base de données
Si vous décidez d’acheter un programme de base de données, vous devrez passer beaucoup de temps à rechercher différentes options. Il existe de nombreux types de magasins de détail et le marché de la base de données est adapté aux besoins uniques de ces différents types. Si vous avez affaire à des produits et à de la nourriture, vous avez évidemment besoin de quelque chose qui peut vous aider à suivre les denrées périssables. Si vous possédez une bijouterie, vous aurez besoin d’une assurance permettant de suivre les objets de valeur. Pour un magasin avec une présence en ligne et une installation physique, vous devez absolument couvrir de nombreux angles différents pour la gestion de votre inventaire, de vos frais, de vos taxes et de votre activité. Si vous vendez un article particulier, vous devez le savoir dès le début afin de pouvoir immédiatement le marquer comme épuisé dans la section en ligne de votre magasin.
Avant de commencer, réfléchissez à tout ce que vous devez suivre, puis assurez-vous que la base de données que vous envisagez contient au moins ces éléments. Il existe de nombreuses bases de données sur le marché, vous devriez donc pouvoir obtenir tout ce dont vous avez besoin à un prix très raisonnable.
Créez votre propre base de données
Si vous envisagez de créer votre propre base de données, vous devez décider quel programme utiliser. Microsoft Access a tendance à être le programme de choix car il est puissant et relativement peu coûteux. Vous pouvez importer et exporter des données à partir d’autres logiciels Microsoft (utile si vous avez suivi des informations dans Excel). Vous pouvez également charger des e-mails, des lettres de vente et d’autres documents (à partir de Word et Outlook) dans la base de données et créer des modèles. Access a l’avantage supplémentaire d’avoir des tonnes de modèles et de fichiers gratuits afin que vous n’ayez pas à recommencer complètement à zéro. Vous pouvez choisir un modèle gratuit puis apporter les modifications nécessaires pour que votre base de données contienne tout ce dont vous avez besoin.
Importance de l’entretien
Quelle que soit la manière dont vous avez acquis la base de données, vous devez la maintenir pour que la base de données continue de vous être utile. Si vous ne pouvez pas suivre des éléments tels que l’inventaire, les adresses, les modifications de facturation ou les totaux des ventes, la base de données finit par devenir un autre élément inutile. Pensez à vos données de la même manière que vous faites de la comptabilité. Cela peut vous causer des ennuis si vous ne suivez pas toutes les offres et tous les changements. Il n’est pas nécessaire que le service informatique le gère en premier lieu, même si cela peut être très utile. Cependant, plus votre magasin est grand, plus vous devez consacrer de temps à la maintenance et à la gestion de vos données.
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