Remarques sur la saisie de données dans Excel
La saisie correcte des données dans une feuille de calcul dès la première fois peut éviter des problèmes ultérieurs et faciliter l’utilisation de nombreux outils et fonctionnalités d’Excel, tels que les formules et les graphiques. Ce didacticiel couvre les considérations de base pour la saisie de données dans des tableurs tels qu’Excel, Google Sheets et Open Office Calc.
Les instructions de cet article s’appliquent à Excel 2019, 2016, 2013, 2010 ; Excel pour Mac, Excel pour Microsoft 365 et Excel Online.
Présentation de la saisie de données Excel
Les feuilles de calcul Excel sont de puissants outils d’analyse pour stocker de grandes quantités de données. Assurez-vous que vos données sont affichées et analysées correctement en utilisant les meilleures pratiques de saisie de données Excel.
Voici les considérations les plus importantes à garder à l’esprit lors de l’utilisation d’Excel :
- Fais Planifiez votre feuille de calcul.
- ne pas Laissez des lignes ou des colonnes vides lors de la saisie de données pertinentes.
- Fais Souvent enregistré et conservé à deux endroits.
- ne pas Utilisez des nombres comme en-têtes de colonne et n’incluez pas d’unités dans les données.
- Fais Utilisez des références de cellule et des plages nommées dans les formules.
- ne pas Laissez la cellule contenant la formule déverrouillée.
- Fais Triez vos données.
Planifiez votre feuille de calcul
Lors de la saisie de données dans Excel, il est conseillé de planifier avant de commencer à taper. Décidez comment la feuille de calcul sera utilisée, les données qu’elle contiendra et comment elle sera traitée. Ces décisions peuvent affecter de manière significative la mise en page finale de la feuille de calcul.
Planifier avant de taper peut vous faire gagner du temps plus tard si votre feuille de calcul doit être réorganisée pour plus d’efficacité.
Voici quelques éléments à prendre en compte lors de la planification d’un classeur Excel :
- A quoi sert une feuille de calcul ?
- Combien de données la feuille de calcul contiendra-t-elle ?
- Les graphiques sont-ils nécessaires ?
- Pouvez-vous imprimer des feuilles de calcul ?
A quoi sert une feuille de calcul ?
L’objectif de la feuille de calcul détermine l’emplacement des données, car les informations les plus critiques doivent être visibles et facilement accessibles. Si vos données nécessitent des calculs, les calculs déterminent quelles formules et fonctions sont nécessaires et où les formules doivent être saisies.
Combien de données la feuille de calcul contiendra-t-elle ?
La quantité de données que la feuille de calcul contiendra initialement et qui y sera ajoutée ultérieurement détermine le nombre de feuilles de calcul requises pour le classeur.
Voici quelques conseils:
- N’étalez pas trop vos données. Lorsque les données sont contenues dans plusieurs feuilles de calcul, il peut être difficile de trouver des informations spécifiques. De plus, les calculs qui s’étendent sur plusieurs feuilles de calcul ou classeurs peuvent affecter les performances d’Excel.
- Pour les feuilles de calcul volumineuses, affichez les totaux des colonnes importantes au-dessus des en-têtes de colonne plutôt qu’au bas de la feuille de calcul pour trouver rapidement des informations récapitulatives.
Besoin d’un schéma ?
Si tout ou partie des données est utilisé dans un ou plusieurs graphiques, cela peut affecter la présentation des informations.
Suivez ces bonnes pratiques lorsque vous travaillez avec des graphiques :
- Selon le type de graphique, les données peuvent devoir être regroupées différemment. Par exemple, créez une zone récapitulative pour un graphique à secteurs.
- Pour les feuilles de calcul volumineuses, déplacez les graphiques vers des pages distinctes afin que la feuille de calcul ne soit pas encombrée de données et d’images.
Pouvez-vous imprimer des feuilles de calcul ?
La façon dont vous organisez vos données dépend de la façon dont vous les imprimez. Souhaitez-vous imprimer toutes les données ou seulement certaines d’entre elles ? Les données seront-elles imprimées en format portrait ou paysage ?
Lorsque vous imprimez votre feuille de calcul, gardez ces conseils à l’esprit :
- Si la feuille de calcul a été imprimée en mode portrait sur du papier de format lettre (8,5 « x 11 »), placez la plupart des données en lignes sous plusieurs colonnes. De cette façon, le titre est visible sur une feuille de papier.
- Si la feuille de calcul est imprimée sur plusieurs feuilles, imprimez les en-têtes de colonne en haut de chaque page. Les en-têtes de colonne donnent un aperçu des données, ce qui facilite leur accès et leur lecture.
- Si vous imprimez plusieurs colonnes de données, utilisez la mise en page paysage pour conserver tous les en-têtes sur une seule page. De même, si vous avez besoin de plusieurs feuilles, imprimez les en-têtes de colonne en haut de chaque page.
- Si la feuille de calcul contient des graphiques, déplacez les graphiques vers une feuille de calcul distincte avant d’imprimer le classeur.
Ne laissez pas de lignes ou de colonnes vides lors de la saisie de données pertinentes
Des lignes ou des colonnes vides dans une table de données ou une plage de données associée rendent difficile l’utilisation correcte de certaines fonctionnalités d’Excel, telles que les graphiques, les tableaux croisés dynamiques et certaines fonctions.
Même les cellules vides dans les lignes ou les colonnes contenant des données peuvent causer des problèmes, comme illustré dans l’image ci-dessous.
L’absence d’espaces aide Excel à détecter et à sélectionner les données pertinentes lors de l’utilisation d’une gamme de fonctionnalités telles que le tri, le filtrage ou la sommation automatique.
Utilisez des bordures ou formatez les en-têtes et les étiquettes lorsque vous souhaitez diviser les données pour en faciliter la lecture. Utilisez des repères visuels comme du texte en gras, des lignes et des couleurs de cellule pour séparer et mettre en évidence les données.
Suivez ces conseils lorsque vous travaillez avec des données dans des lignes et des colonnes :
- Placez un titre descriptif en haut de la première colonne du tableau avec les données en dessous.
- Si vous avez plusieurs séries de données, listez-les les unes après les autres dans des colonnes (de gauche à droite), avec le titre de chaque série de données en haut.
Séparez les données non pertinentes
Bien qu’il soit important de conserver les données liées ensemble, il est également utile de séparer les plages de données non liées. Laissez des colonnes ou des lignes vides entre différentes plages de données ou d’autres données sur la feuille de calcul afin qu’Excel puisse sélectionner la plage de données ou la table de données appropriée.
économiser souvent
L’importance de sauvegarder votre travail ne peut souvent pas être surestimée ou déclarée trop souvent. L’enregistrement n’est pas un problème si vous utilisez une feuille de calcul Web, telle que Google Sheets ou Excel Online. Ces programmes n’ont pas d’option de sauvegarde. Au lieu de cela, les feuilles de calcul sont automatiquement enregistrées sur votre compte cloud via la fonction d’enregistrement automatique.
Pour les tableurs de bureau, enregistrez votre travail après avoir apporté deux ou trois modifications. Par exemple, enregistrez après avoir ajouté des données, mis en forme des en-têtes de colonne ou saisi des formules. À tout le moins, enregistrez votre travail toutes les deux ou trois minutes.
Bien que la stabilité des ordinateurs et des logiciels informatiques se soit considérablement améliorée au fil du temps, les logiciels se bloquent toujours, des pannes de courant se produisent et d’autres personnes trébuchent parfois sur votre cordon d’alimentation et le débranchent de la prise murale. Lorsqu’un accident se produit, la perte de données augmente votre charge de travail à mesure que vous reconstruisez ce qui a déjà été fait.
Excel a une fonction de sauvegarde automatique fonction, qui fonctionne généralement bien, mais vous ne devriez pas vous y fier entièrement. Prenez l’habitude de protéger vos données en sauvegardant fréquemment.
Raccourcis enregistrés
Vous n’avez pas besoin de déplacer la souris sur le ruban et de cliquer sur les icônes pour enregistrer votre travail. Au lieu de cela, prenez l’habitude d’enregistrer avec des combinaisons de raccourcis clavier.Lorsque vous souhaitez enregistrer la feuille de calcul, appuyez sur Ctrl+petit.
enregistrer à deux endroits
Il est également important de conserver les données à deux endroits différents. Le deuxième emplacement est la sauvegarde. Les meilleures sauvegardes sont celles qui se trouvent dans un emplacement physique différent de l’original.
Lorsque vous enregistrez une copie de sauvegarde de votre classeur, envisagez d’enregistrer le fichier sur votre compte cloud. Lorsque les classeurs sont stockés sur votre ordinateur et dans le cloud, non seulement vous avez des copies de sauvegarde dans le cloud, mais le cloud est conçu avec des sauvegardes redondantes, ce qui signifie que vos données sont stockées sur plusieurs serveurs.
sauvegarde basée sur le cloud
Encore une fois, faire des sauvegardes ne doit pas être une tâche fastidieuse.
Si la sécurité n’est pas un problème, par exemple si la feuille de calcul est une liste de vos DVD, envoyer une copie par e-mail peut suffire. Si la sécurité est un problème, le stockage en nuage est une option.
Pour les feuilles de calcul en ligne, les propriétaires de programmes sauvegardent leurs serveurs, et cela inclut toutes les données utilisateur. Mais pour plus de sécurité, téléchargez une copie du fichier sur votre ordinateur.
N’utilisez pas de nombres comme en-têtes de colonne et n’incluez pas d’unités dans les données
Assurez-vous d’utiliser des en-têtes en haut des colonnes et des lignes pour identifier vos données, les en-têtes facilitent des choses comme le tri. Mais n’utilisez pas de chiffres comme 2012, 2013, etc. comme titres.
Comme le montre l’image ci-dessus, les en-têtes de colonne et de ligne qui sont des nombres peuvent être inclus par inadvertance dans les calculs. Si votre formule inclut une fonction qui sélectionne automatiquement la plage de données du paramètre de la fonction, telle que Somme automatique, les nombres dans les en-têtes de colonne poseront des problèmes.
En règle générale, ces fonctions, qui incluent également AutoMax et AutoAverage, recherchent d’abord une colonne de nombres, puis vers la gauche une ligne de nombres. Tous les titres numériques seront inclus dans la plage sélectionnée.
S’ils sont sélectionnés dans le cadre de la plage du graphique au lieu des étiquettes d’axe, les nombres utilisés comme en-têtes de ligne peuvent être confondus avec une autre série de données.
Mettez en forme les nombres dans les cellules d’en-tête sous forme de texte ou créez des étiquettes de texte en faisant précéder chaque nombre d’une apostrophe (‘), comme ‘2012 et ‘2013. L’apostrophe n’apparaît pas dans la cellule, mais elle change le nombre en données textuelles.
garder l’unité dans le titre
N’entrez pas de devise, de température, de distance ou d’autres unités dans chaque cellule avec des données numériques. Si vous faites cela, il est possible qu’Excel ou Google Sheets traitent toutes vos données comme du texte.
Au lieu de cela, placez les unités dans les en-têtes en haut des colonnes pour vous assurer que ces en-têtes sont au format texte et ne causent pas de problèmes.
Texte à gauche, chiffres à droite
Un moyen rapide de savoir si vous avez du texte ou des données numériques consiste à vérifier l’alignement des données dans la cellule. Par défaut, les données textuelles sont alignées à gauche dans Excel et Google Sheets, et les données numériques sont alignées à droite dans les cellules.
Bien que cet alignement par défaut puisse être modifié, le formatage doit être appliqué après la saisie de toutes les données et formules. L’alignement par défaut vous indiquera si les données sont correctement formatées dans la feuille de calcul.
pourcentage et symboles monétaires
La meilleure pratique pour entrer des données dans une feuille de calcul consiste à entrer des nombres purs, puis à formater les cellules pour afficher correctement les nombres, tels que les pourcentages ou la devise.
Excel et Google Sheets reconnaissent les signes de pourcentage entrés dans les cellules avec des nombres. Ces applications acceptent également les symboles monétaires courants, tels que le signe dollar ($) ou le signe dièse (£), si vous les saisissez dans des cellules contenant des données numériques, mais d’autres symboles monétaires, tels que le rand sud-africain (R), sont interprété pour le texte.
Pour éviter les problèmes potentiels, entrez le montant, puis formatez la cellule pour la devise au lieu du symbole monétaire.
Utiliser des références de cellule et des plages nommées dans les formules
Les références de cellule et les plages nommées peuvent et doivent être utilisées dans les formules pour que les formules et l’intégralité de la feuille de calcul soient exemptes d’erreurs et à jour.
Une référence de cellule est une combinaison de la lettre de colonne et du numéro de ligne d’une cellule, comme A1, B23 et W987. Une référence de cellule identifie l’emplacement des données dans une feuille de calcul.
plage nommée ou définir le nom Similaire à une référence de cellule en ce sens qu’elle est utilisée pour identifier une cellule ou une plage de cellules dans une feuille de calcul.
Données de référence dans les formules
Utilisez des formules dans Excel pour effectuer des calculs, tels que l’addition ou…
