Comment faire attention à l’étiquette avec l’étiquette des e-mails
Malgré la multiplication des moyens de communication en ligne, le courrier électronique reste le plus populaire, avec près de 300 milliards d’e-mails envoyés chaque jour en 2019. Que vous débutiez avec les e-mails ou que vous les utilisiez depuis des décennies, assurez-vous de suivre ces règles : L’étiquette des e-mails.
Nick Ritter/ledigitalpost
Vérifiez vos informations avant d’envoyer
Après avoir entré l’adresse du destinataire, créez la ligne d’objet appropriée, rédigez votre message, joignez quelques pièces justificatives, puis revenez en arrière et assurez-vous que vous avez tout fait correctement :
- Afficher les messagesY a-t-il quelque chose qui n’est pas clair ? Y a-t-il des fautes de grammaire ou d’orthographe ? Avez-vous dit tout ce que vous vouliez dire ?
- Vérifiez votre sourceUn lien vers une ressource externe clarifierait-il ce que vous voulez dire ? Le lien aidera-t-il vos destinataires à trouver le site rapidement ?
- Afficher le nom du destinataireAvez-vous oublié quelqu’un d’important pour voir vos messages ? Avez-vous ajouté des personnes qui ne devraient pas voir le message ?
- voir votre adresse. Si vous avez plusieurs messages, assurez-vous d’envoyer le message à partir de celui qui correspond le mieux à l’objectif du message.
- Prioriser les messages. Le message doit-il être marqué comme important ?
- Ajouter des pièces justificativesVous avez oublié la pièce jointe ?
ne réponds pas toujours à tous
Vous devez savoir quand et quand ne pas répondre à tous les e-mails du groupe. Si tout le monde dans l’e-mail d’origine (celui auquel vous répondez) a besoin de savoir ce que vous allez dire, utilisez Répondre à tous.
Par exemple, la personne A vous envoie, à vous et à la personne B, des idées sur la façon de célébrer le 10e anniversaire de votre patron dans l’entreprise. Votre réponse est pertinente à la fois pour A et pour B, veuillez donc utiliser « Répondre à tous » pour y répondre.
Si quelqu’un vous envoie, à vous et à 20 autres amis, une invitation à une fête, votre réponse n’a rien à voir avec les autres destinataires du message, utilisez donc Répondre pour envoyer une réponse uniquement à l’expéditeur d’origine.
Rédigez une ligne d’objet efficace
La clé pour rédiger une bonne ligne d’objet d’e-mail est de s’assurer qu’elle capture brièvement l’essence de votre message. Voici quelques exemples:
- Réunion de vente changée à 15h00
- invitation de fête d’halloween
- Révisions du texte du site Web
- Top 20 des sélections vidéo de la semaine
- Vos nouvelles informations d’adhésion
- confirmer votre rendez-vous
- Demander un bénévole de collecte de fonds
Pour rendre la ligne d’objet plus efficace, incluez l’action que vous souhaitez que les destinataires effectuent, par exemple :
- Invitation à la fête d’Halloween – Répondez avant le 11 mai
- Révisions du texte du site Web – doivent être approuvées d’ici mardi
expliquez pourquoi vous avez retweeté
Lorsque vous transférez un e-mail de quelqu’un d’autre, expliquez au nouveau destinataire pourquoi vous le faites et comment vous voulez qu’il en profite. Par exemple, supposons que le client Jay vous envoie une question et que vous ne connaissiez pas la réponse. Transférez le message à votre collègue Sara avec une note : « Sara, Jay aimerait connaître le processus de connexion à notre portail à partir de son appareil mobile. Voir ci-dessous pour plus de détails. Pouvez-vous aider ? »
expliquez pourquoi vous mettez en copie
Si vous mettez quelqu’un en copie par e-mail, expliquez au destinataire principal que vous l’avez fait et pourquoi. Par exemple, disons que Jenna souhaite rejoindre votre club de lecture et que vous lui envoyez un message à ce sujet. Vous pouvez mettre en copie la responsable du club de lecture Ann et écrire à Jenna : « Je suis en copie notre responsable Ann afin qu’elle puisse voir ce que je vous ai envoyé et remplir tout ce que j’aurais pu manquer. » Lorsque vous utilisez ce processus, Ann sait également pourquoi elle reçoit une copie du message.
Faire savoir aux expéditeurs que leur message a été reçu
Les e-mails peuvent se perdre dans les filtres de messagerie ou de spam. Par courtoisie, en particulier pour les messages importants (tels que ceux avec des pièces jointes ou des messages liés à des délais), veuillez écrire une brève description informant l’expéditeur que son e-mail a été reçu. Par exemple, si votre patron vous envoie un nouveau projet sur lequel travailler, vous pouvez répondre : « J’ai compris, je commence demain.
Utilisez les acronymes avec parcimonie
Tout le monde ne connaît pas tous les acronymes, alors utilisez-les avec parcimonie et seulement si vous êtes sûr que le destinataire sait ce qu’ils signifient. Plusieurs acronymes sont couramment utilisés dans les communications par e-mail professionnelles. Voici quelques-uns:
- au plus vite: dès que possible
- d’ailleurs: Au fait
- NEM: la fin de la journée
- MOE: fin de message (généralement utilisé dans la ligne d’objet pour indiquer qu’il n’y a pas de corps de message à suivre)
- EOW: fin de semaine
- pour référence: Pour votre référence
- OMI: À mon avis
- Oh oh oh: pas au bureau
- qu’il s’agisse: Oui ou non
Attention au sarcasme et à l’humour
Parce que vous ne pouvez pas comprendre les expressions faciales et le ton de la voix dans un e-mail, ce n’est pas un bon moyen d’exprimer le sarcasme ou l’humour, en particulier pour les destinataires que vous ne connaissez pas très bien. Exprimez votre message simplement et directement, du moins jusqu’à ce que vous connaissiez mieux le destinataire. Si vous ne pouvez pas vous en empêcher, ajoutez un sourire ou un rire pour montrer que vous plaisantez.
Choisissez la bonne fin
Il est parfois difficile de savoir comment terminer un e-mail. Selon la situation réelle, quelques suggestions sont données :
- Merci ou merci beaucoup: Si vous voulez aider.
- Aimer ou Embrasse: si le destinataire est un ami ou un membre de la famille.
- à votre santé ou le meilleur: Si le destinataire est une connaissance.
- Sincèrement: Si vos informations sont officielles.
- Sincèrement, ou sincères amitiés: Si vous souhaitez conserver un ton professionnel formel.
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