Comment planifier une réunion dans Outlook

Comment planifier une réunion dans Outlook

Lorsque vous planifiez une réunion avec une autre personne ou un groupe de personnes dans Outlook, ils reçoivent un e-mail d’invitation avec les détails de la réunion. À partir de cet e-mail, ils peuvent accepter ou refuser l’invitation à la réunion. Outlook ajoute des réunions à votre calendrier Outlook, suit les réponses des participants et envoie des rappels avant le début des réunions.

Les instructions de cet article s’appliquent à Outlook pour Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016 et Outlook 2013.

Comment envoyer des invitations de calendrier dans Outlook

Voici comment planifier une réunion dans Outlook :

1. choisir maison tun B.

2. choisir Nouvelle chose > Réunion.

   Sinon, appuyez sur Ctrl+Maj+Q.

3. Dans l’invitation à la réunion, dans Titre zone de texte.

4. à l’intérieur obligatoire Dans la zone de texte, entrez l’adresse e-mail de chaque participant qui doit assister à la réunion.Dans Outlook 2016 et 2013, dans à zone de texte.

   Pour sélectionner un contact dans le carnet d’adresses, sélectionnez obligatoire, optionnelou à.

5. à l’intérieur optionnel Dans la zone de texte, entrez les adresses e-mail des personnes que vous souhaitez rejoindre, mais ne leur demandez pas.

6. Choisissez une heure de début et une heure de fin pour la réunion.

7. Pour programmer une journée entière de réunions sur votre calendrier, sélectionnez toute la journée.

8. à l’intérieur Place zone de texte, entrez le lieu où se tiendra votre réunion.

9. à l’intérieur informations zone, entrez les informations supplémentaires que vos participants doivent connaître avant la réunion et joignez tous les fichiers que vous souhaitez qu’ils voient.

   Pour joindre le fichier à l’invitation à la réunion, sélectionnez​​​ insérer onglet, puis sélectionnez Documents supplémentairesPour ajouter un lien vers le document sur OneDrive, sélectionnez association flèche vers le bas.

10. Par défaut, lorsque vous envoyez une invitation à une réunion dans Outlook, l’invitation inclut une demande de réponse et donne aux destinataires la possibilité de suggérer une nouvelle heure de réunion.Pour modifier ces options, sélectionnez Réunion onglet, puis sélectionnez options de réponse.

11. choisir envoyer.

    Si votre horaire change ou si vos participants doivent faire d’autres plans, annulez ou reprogrammez la réunion.

Comment configurer des réunions récurrentes

Outlook vous permet également de configurer des réunions récurrentes. Utilisez cette option pour les rassemblements que vous prévoyez de répéter chaque semaine, chaque mois ou à d’autres moments. Pour les réunions récurrentes, il vous suffit d’entrer les détails une seule fois et tous les événements futurs seront ajoutés à votre calendrier en fonction de l’intervalle que vous avez défini.

1. choisir Famille onglet, puis sélectionnez Nouvelle chose > Réunion.

2. Dans l’invitation à la réunion, entrez le titre, les participants requis, les participants facultatifs, le lieu et un message décrivant l’objet de la réunion.

3. choisir rendre récurrent.

   Dans Outlook 2016 et 2013, sélectionnez Réunion > rechute.

4. Cette répétition de rencontres Une boîte de dialogue s’ouvrira. Entrez une heure de début, une heure de fin et une durée pour la réunion.

5. à l’intérieur répéter le motif section, choisissez quand la réunion se reproduira. Par exemple, la réunion hebdomadaire tenue tous les lundis.

6. à l’intérieur plage de récurrence section, choisissez la durée de la réunion récurrente. Vous pouvez dire aux réunions récurrentes d’annuler à une certaine date ou après un certain nombre d’occurrences.choisir pas de date de fin Si vous ne voulez pas que la réunion expire.

7. choisir D’ACCORD.

8. Dans l’invitation à la réunion,​​sélectionnez envoyer.

Comment créer une réunion à l’aide de l’assistant de planification

Si vous utilisez Microsoft 365 au travail et que vous êtes un utilisateur Exchange, utilisez l’assistant de planification pour trouver le meilleur moment pour planifier des réunions avec d’autres personnes. Lorsque vous ouvrez l’assistant de planification, vous voyez les calendriers des personnes que vous avez invitées aux réunions.

Pour utiliser l’assistant de planification, créez une invitation à une réunion et sélectionnez Réunion Balises > assistante de planification.

Comment afficher les réunions sur le calendrier Outlook

Après avoir créé ou accepté une réunion, la réunion apparaîtra dans votre calendrier Outlook en fonction des informations de date et d’heure. Voici comment trouver les événements à venir.

1. choisir sélecteur de vuepuis sélectionnez calendrier.

2. Pour trouver une réunion, faites défiler le calendrier ou utilisez la zone de recherche et saisissez le titre de la réunion.

3. Pour afficher les détails de la réunion, double-cliquez sur l’élément de calendrier.

4. Pour voir les réponses, sélectionnez Piste Étiquette.Cette Réponse Les colonnes indiquent les participants qui ont accepté l’invitation à la réunion et ceux qui n’ont pas répondu.

5. Si vous avez reçu une acceptation orale d’un participant, sélectionnez aucunpuis sélectionnez accepté, rejeterou donner un Provisoire Réponse.

6. Fermez l’invitation à la réunion lorsque vous avez terminé.

Comment ajouter des personnes à une invitation à une réunion existante

Vous pouvez configurer une réunion, puis inviter d’autres participants à inviter plus tard (par exemple, si vous embauchez un autre employé et que vous souhaitez l’ajouter à une réunion d’employés récurrente). Voici comment inviter de nouveaux participants à une réunion que vous avez déjà configurée.

1. Trouvez des réunions sur votre calendrier.

2. Double-cliquez sur l’élément de réunion.

3. choisir assistante de planification Balises > Ajouter des participants.

4. à l’intérieur Sélectionnez les participants et les ressources boîte de dialogue, choisissez un nom des participants.

5. choisir soit obligatoire ou optionnel Indique si les participants sont tenus d’assister à la réunion ou si leur participation à la réunion est facultative.

6. choisir D’ACCORD.

7. Les participants apparaissent désormais dans la liste Tous les participants de l’assistant de planification.

8. choisir envoyer la mise à jour.

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