Effectuer un publipostage Microsoft Word à partir d’Excel

Effectuer un publipostage Microsoft Word à partir d’Excel

ce qu’il faut savoir

• Tout d’abord, organisez les données dans une feuille de calcul Excel.
• Ensuite, dans Word, sélectionnez poster > lancer le publipostage > Sélectionnez un type. poster > sélectionner le destinataire > Utiliser une liste existante > Ouvrez la feuille de calcul.
• Enfin, fusionnez les champs dans Word en accédant à poster > Insérer un champ de fusionpour sélectionner un champ et appuyez sur insérer.

Cet article explique comment utiliser la fonctionnalité de fusion et publipostage dans Microsoft Word et Excel pour fusionner le texte d’un document Word avec un document de source de données tel qu’une feuille de calcul. Les instructions de cet article s’appliquent à Word pour Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 et Word 2010.

Préparer les données pour le publipostage

La fonctionnalité de fusion et publipostage de Word fonctionne de manière transparente avec les données dans Excel. Bien que vous puissiez créer une source de données dans Word, vos options pour travailler avec ces données sont limitées. S’il y a des données de liste de diffusion dans la feuille de calcul, il n’est pas nécessaire de retaper les informations dans la source de données de Word.

Vous pouvez utiliser n’importe quelle feuille de calcul Excel dans la fonction de fusion et publipostage de Word sans aucune préparation particulière. Cependant, pour éviter les erreurs lors du processus de fusion et publipostage, il est préférable d’organiser vos données dans une feuille de calcul.

Avant de commencer le publipostage, assurez-vous que toutes les modifications que vous avez apportées à la feuille de calcul sont complètes. Toute modification apportée après le démarrage de la fusion peut entraîner des erreurs dans le publipostage.

Organisation des données de la feuille de calcul

Organisez les données de votre liste de diffusion Excel en lignes et en colonnes. Considérez chaque ligne comme un enregistrement et chaque colonne comme un champ que vous souhaitez insérer dans le document.

• Mettre toutes les données sur une seule feuille de papier: Les données de la liste de diffusion que vous avez l’intention d’utiliser pour le publipostage doivent figurer sur une seule feuille de papier. S’il est réparti sur plusieurs feuilles de calcul, fusionnez les feuilles de calcul ou effectuez plusieurs publipostages. Assurez-vous également que les noms des feuilles de calcul sont clairs, car vous devez sélectionner la feuille de calcul que vous souhaitez utiliser sans pouvoir l’afficher.
• Créer une ligne d’en-tête: créez une ligne d’en-tête pour la feuille de calcul à utiliser pour le publipostage. Une ligne d’en-tête est une ligne qui contient des étiquettes qui identifient les données dans les cellules situées en dessous. Pour permettre à Excel de distinguer plus facilement les données des étiquettes, utilisez du texte en gras, des bordures de cellule et un ombrage de cellule uniques à la ligne d’en-tête. Assurez-vous également que le titre que vous choisissez correspond au nom du champ de fusion, cela réduira également les risques d’erreurs.
• Formater correctement les données numériques: Assurez-vous que les éléments tels que les numéros de rue et les codes postaux sont correctement formatés pour montrer comment ils apparaîtront une fois le publipostage terminé. Des formats de nombre incorrects peuvent provoquer des erreurs de fusion.

Comment spécifier une liste de destinataires de publipostage

Voici comment associer une feuille de calcul Excel préparée contenant une liste de diffusion à un document Word :

1. Ouvrez le document que vous utiliserez comme modèle de publipostage dans Word. Il peut s’agir d’un nouveau document ou d’un document existant.choisir poster > lancer le publipostage.

2. Sélectionnez le type de fusion à exécuter.votre choix est

   • lettre
   • e-mail
   • enveloppe
   • lettre
   • teneur

   Si vous préférez, vous pouvez également utiliser l’assistant de publipostage pour créer votre publipostage. Pour cet exemple, nous allons parcourir les étapes pour créer manuellement un publipostage.

3. Ensuite aller à poster onglet et sélectionnez sélectionner le destinataire > Utiliser une liste existante.

4. Accédez au fichier Excel que vous avez préparé pour le publipostage et sélectionnez-le, puis sélectionnez Ouvrir.

5. Si Word vous y invite, choisissez Tableau 1$ > D’ACCORD.

   Si votre Excel a des en-têtes de colonne, sélectionnez La première ligne de données contient des en-têtes de colonne case à cocher.

Créer ou modifier des documents de fusion et publipostage

Une fois que vous avez connecté votre feuille de calcul Excel au document de publipostage que vous avez créé dans Word, il est temps de modifier votre document Word.

Vous ne pouvez actuellement pas modifier la source de données dans Excel. Pour modifier les données, fermez d’abord le document dans Word, puis ouvrez la source de données dans Excel.

Insérer des champs de fusion dans les documents

Dans Word, sélectionnez poster > Insérer un champ de fusion Extraire des informations de feuilles de calcul dans des documents.Sélectionnez le champ à ajouter (Prénom, Nom, Ville, État ou Autre), puis sélectionnez insérer.

Afficher la documentation sur le publipostage

Lors de l’insertion de champs de fusion dans un document, Word n’hérite pas de la mise en forme de la source de données. Si vous souhaitez appliquer une mise en forme telle que l’italique, le gras ou le souligné, faites-le dans Word.

Lorsque vous affichez un document contenant des champs, sélectionnez les doubles flèches de chaque côté du champ auquel vous souhaitez appliquer la mise en forme. Lorsque vous affichez des données fusionnées dans un document, mettez en surbrillance le texte que vous souhaitez modifier.

Toutes les modifications de formatage sont apportées à tous les documents fusionnés, pas seulement au document fusionné où vous l’avez modifié.

Prévisualiser le document fusionné

Pour prévisualiser le document fusionné, accédez à poster > Aperçu des résultatsCe bouton agit comme un interrupteur à bascule, donc si vous souhaitez revenir à la visualisation du champ et non des données qu’il contient, appuyez à nouveau dessus.

Utilisez les boutons de l’onglet Courrier pour parcourir le document fusionné. Ce sont, de gauche à droite : premier enregistrement, enregistrement précédent, enregistrer, prochain enregistrementet dernier enregistrement.

Avant de fusionner des documents, prévisualisez-les tous ou autant que possible pour vérifier que tout est fusionné correctement. Portez une attention particulière à la ponctuation et à l’espacement autour des données fusionnées.

Remplir le document de publipostage

Lorsque vous êtes prêt à fusionner des documents, vous avez deux options :

• imprimer des documents: Fusionnez le document vers l’imprimante. Si vous sélectionnez cette option, le document sera envoyé à l’imprimante sans modification.Pour ce faire, sélectionnez poster > compléter et fusionner > imprimer des documents.
• Modifier un seul document: Modifiez chaque document individuel si vous avez besoin de personnaliser tout ou partie du document (une autre méthode consiste à ajouter un champ mémo dans la source de données pour un mémo personnalisé) ou apportez d’autres modifications avant l’impression.Pour ce faire, sélectionnez poster > compléter et fusionner > Modifier un seul document.

Quelle que soit la méthode que vous choisissez, vous verrez une boîte de dialogue dans laquelle vous pouvez dire à Word de fusionner tous les enregistrements, l’enregistrement actuel ou une plage d’enregistrements.Sélectionnez les enregistrements à imprimer, puis sélectionnez D’ACCORD.

Si vous consolidez une plage, saisissez les numéros de début et de fin des enregistrements à inclure dans la consolidation, puis sélectionnez D’ACCORD.

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