Utilisez cette astuce de budgétisation Google Forms pour contrôler vos dépenses
Pourquoi est-il si difficile de suivre les dépenses ? Pourquoi la plupart des gens traversent leur vie jusqu’à ce qu’ils trouvent comment prendre le contrôle de leurs finances (si jamais ils le font) ? La réponse est que les gens choisissent rarement de simplifier.
Comment la simplification aide-t-elle ? La froide vérité est que beaucoup de gens sont en fait très intelligents pour proposer des budgets très extravagants et bien organisés, mais peu ont la volonté et la motivation pour enregistrer et analyser leurs dépenses réelles sur le long terme.
Le combo Google Form/Spreadsheet/PivotChart suivant vous aidera à enregistrer rapidement vos dépenses depuis votre PC ou votre appareil mobile, et il vous permettra également d’analyser vos dépenses de manière très intéressante.
Créez votre formulaire de suivi d’achat
L’idée ici est de suivre vos dépenses au fil du temps, d’identifier des tendances et de voir où vous pourriez saigner sans vous en rendre compte.
Pour commencer, accédez à Google Drive, cliquez sur Nouveau bouton, puis sélectionnez Feuilles Google.
Une fois que vous avez ouvert la nouvelle feuille, vous voudrez peut-être la renommer en quelque chose comme « Budget du ménage » ou « Suivi du budget ». Tout vous convient.Ensuite, allez à outil dans le menu, puis sélectionnez Créer un formulaire.
Une fenêtre d’éditeur de formulaire très simple apparaîtra. Dans cet assistant, vous allez ajouter des éléments du formulaire journal qui vous permettront de saisir les charges dès qu’elles seront provisionnées. N’oubliez pas que vous remplirez probablement ces formulaires à l’aide de l’application mobile Google Forms, alors gardez les questions simples et peu nombreuses.
Faire une vidéo du jour
Tout d’abord, vous devez vous assurer que la date de la transaction est enregistrée.
Et puis bien sûr la personne ou l’entreprise que vous payez (ou qui pourrait vous payer, dans le cas de votre salaire ou d’autres revenus).
La prochaine étape est importante si vous voulez bien suivre vos dépenses. Ajoutez une question à choix multiples et répertoriez toutes les catégories auxquelles vous pouvez penser (ou les catégories qui peuvent déjà figurer dans votre budget existant.
Ne craignez rien d’oublier. Vous pouvez toujours revenir en mode conception pour ce formulaire et ajouter d’autres catégories ultérieurement.
Ensuite, bien sûr, vous devez ajouter un champ de texte pour le montant réel dépensé.
Vous pouvez également essayer quelques questions créatives qui pourraient vous donner une meilleure idée de comment ou pourquoi vous dépensez votre argent. Par exemple, vous pouvez créer une entrée « taille » et demander si vous avez vraiment, vraiment besoin de quelque chose que vous achetez.
Cela vous obligera à vous arrêter et à réfléchir chaque fois que vous effectuez un achat. « Est-ce que j’ai vraiment besoin de ça ? »
Maintenant que vous avez créé le formulaire en direct, si vous revenez à la feuille de calcul d’origine, vous verrez que le processus de création du formulaire insère automatiquement des colonnes pour chaque entrée du formulaire.
Maintenant que le tableau du journal des dépenses est prêt et que la feuille de calcul attend de collecter des données, vous pouvez commencer à utiliser le nouveau système.
Recueillir des données sur les dépenses
Plus tôt cette année, j’ai décrit comment créer un formulaire Google pour suivre vos habitudes de mise en forme. La beauté de ces systèmes de suivi est qu’ils fonctionnent bien avec les appareils mobiles.
Vous n’avez même pas besoin d’une application spéciale tant que Google Drive est installé. Il vous suffit d’ouvrir votre formulaire et de l’utiliser à chaque fois que vous effectuez un achat.
Au bout d’un moment, vous verrez toutes les transactions s’accumuler dans la feuille de calcul.
N’oubliez pas que ce système est une solution à court et moyen terme. Par défaut, vous avez 1000 lignes dans une feuille de calcul Google, mais vous pouvez toujours ajouter plus de lignes, de sorte que la feuille durera un certain temps.
Cependant, il s’agit ici – au fil du temps – d’identifier les domaines problématiques de vos dépenses et de les résoudre.
La magie des tableaux croisés dynamiques
Bien sûr, nous ne sommes qu’à mi-chemin. Bien sûr, vous avez un système de journalisation des transactions cool et simple qui va directement dans votre compte Google Drive, mais que faire de toutes ces données ?
C’est là que la magie des tableaux croisés dynamiques entre en jeu.vous aurez dans la feuille de calcul Les données élément de menu, vous pouvez choisir Tableau croisé dynamique. Tout d’abord, sélectionnez la feuille de calcul entière contenant toutes les données de transaction, puis sélectionnez Tableau croisé dynamique dans le menu.
Lorsque vous sélectionnez un tableau croisé dynamique, il ouvre automatiquement une nouvelle feuille pour vous, il n’est donc pas nécessaire de sélectionner le bouton « + » pour créer manuellement une nouvelle feuille.
Le tableau croisé dynamique sera vide la première fois qu’il est ouvert. C’est à vous de le construire, et c’est super facile à faire.Cliquez sur ajouter le champ juste à côté D’ACCORD. Ajoutez un par un tous les champs de la première feuille de calcul, à l’exception de la valeur réelle en dollars.
Pour chaque champ que vous ajoutez, assurez-vous de désélectionner afficher le total case à cocher.
Enfin, à côté de valeursCliquez sur ajouter le champ et ajoutez la colonne Montant au tableau croisé dynamique. Assurez-vous de sélectionner Agréger par : SOMME.
À ce stade, votre nouveau tableau croisé dynamique sera une collection ordonnée de tous les éléments que vous avez achetés à partir de la feuille de calcul d’origine.
Analysez vos dépenses
Vous remarquerez un signe « + » ou « – » à côté de chacune des premières colonnes. Il s’agit d’une méthode que vous pouvez utiliser pour réduire les sous-colonnes afin de pouvoir analyser vos dépenses en fonction des premières colonnes.
Voilà comment cela fonctionne.Si vous avez tout réduit pour n’avoir que la colonne du bénéficiaire et le montant, vous pouvez maintenant mettre en surbrillance uniquement ces deux colonnes et sélectionner insérer Choisissez dans le menu graphique de la liste.
Dans ce cas, vous pouvez choisir l’un des histogrammes pour voir le montant total que vous avez dépensé pour chaque magasin, restaurant ou facture.
Si vous développez la colonne vers l’arrière en sélectionnant tous les signes « + », de sorte que vous affichiez à nouveau la colonne de catégorie, vous pouvez effectuer une analyse complètement différente de vos dépenses en mettant simplement en surbrillance la catégorie et le montant.
Insérez un autre graphique, dans ce cas vous pouvez choisir d’utiliser un camembert pour voir vos dépenses dans chaque catégorie.
Vous pouvez insérer ces graphiques dans une nouvelle feuille de calcul afin qu’elle n’interfère pas avec la feuille de calcul du tableau croisé dynamique elle-même.
Voici une autre analyse intéressante : développez les éléments de la colonne de catégorie afin que toutes les valeurs d’affichage « En ai-je vraiment besoin ? ». Mettez en surbrillance la colonne et la valeur totale dépensée et insérez le tableau comme ci-dessus.
Cependant, dans ce cas, dans l’onglet Type de graphique, cliquez sur Colonne d’agrégation D (ou sur la colonne sur laquelle se trouve le classement). Les graphiques à colonnes/barres peuvent également être sélectionnés.
Dans ce cas, vous pouvez réellement imaginer votre psychologie du consommateur.
Par exemple, ci-dessous, vous pouvez voir que lorsque je ne sais pas si j’ai vraiment besoin de quelque chose, j’ai tendance à dépenser beaucoup de Plus que je ne le pensais. L’indécision me semble chère !
Vous ne savez jamais ce que vous apprendrez de vos habitudes de consommation jusqu’à ce que vous preniez le temps de l’enregistrer, de l’organiser et de l’analyser attentivement.
Passer par cet exercice simple peut vous aider à identifier les choses qui vous ont peut-être freiné financièrement pendant des années, vous n’avez tout simplement jamais réalisé que vous le faisiez. Le processus d’enregistrement de vos dépenses dans un formulaire Google sur votre téléphone est si simple que cela ne vous dérangera même pas après un certain temps.
Cette astuce peut-elle vous aider ?
Vous avez l’impression que vos dépenses sont hors de contrôle ? Pensez-vous que l’utilisation de feuilles de calcul Google pour enregistrer et analyser vos dépenses pourrait vous donner un aperçu ? Pourquoi ne pas essayer et nous faire savoir comment cela vous affecte. Faites-nous savoir dans la section commentaires ci-dessous!
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