5 meilleurs progiciels EDMS
Déterminer le bon progiciel EDMS pour votre travail est la clé du succès de la mise en œuvre d’un programme de gestion de documents dans votre bureau. Jetons un coup d’œil aux cinq plus gros packs et pesons leurs avantages et inconvénients avant d’acheter.
Autodesk Vault Collaboration se décline en deux versions : Vault pour AEC et Vault pour la fabrication. Selon le type de travail que vous effectuez, l’un d’entre eux vous fournira certainement tous les outils EDMS dont vous avez besoin. Les coffres-forts étant des produits Autodesk, vous pouvez être assuré qu’ils sont entièrement développés et étroitement intégrés au logiciel de conception Autodesk correspondant. Si vous utilisez AutoCAD Vertical comme package de conception principal, chaque programme dispose de fonctionnalités étendues. Cela ne signifie pas que Vault est limité à l’utilisation de ces programmes, ce n’est pas le cas. Vault s’intègre également à MicroStation et à l’ensemble de la gamme de produits Microsoft Office, mais sa véritable force réside dans la qualité de son intégration avec divers packages de conception Autodesk.
Notre équipe travaille dans le domaine de l’infrastructure et Civil 3D est notre principal logiciel de conception. Dans cet esprit, nous avons fait passer toute notre entreprise de Meridian à Vault AEC Collaboration car cela nous a donné l’avantage supplémentaire de partager des données entre fichiers que d’autres logiciels EDMS ne pouvaient pas. Étant donné que Civil 3D crée toutes ses informations de conception (alignements, surfaces, etc.) dans un seul dessin, vous devez créer manuellement des références de données pour permettre aux utilisateurs de partager ces données entre les fichiers. Vault AEC intègre ceci : lorsque vous fermez un fichier dans Civil 3D, Vault intervient et vous demande si vous souhaitez partager ces informations de conception avec tous les autres dessins du projet Vault. D’un simple clic sur un bouton, le processus manuel autrefois déroutant est effectué de manière cohérente et efficace.
Il existe de nombreuses autres intégrations entre les produits Vault et AutoCAD, telles que la liaison automatique au gestionnaire du jeu de feuilles, ce qui vous permet de générer un jeu de feuilles complet en une seule étape et de mettre automatiquement à jour les cartouches et les couvertures lorsque vous modifiez les propriétés du projet et ajoutez ou supprimez des fichiers. Vault est un package EDMS très puissant et personnalisable qui a notre plus haute recommandation pour tous ceux qui utilisent régulièrement les produits Autodesk.
Meridian Integration est un progiciel EDMS très puissant avec certaines des fonctionnalités d’intégration les plus avancées du marché. Meridian fonctionne avec presque tous les principaux progiciels de votre système et dispose d’une interface hautement développée avec tous les principaux systèmes de CAO. Bien qu’il ne se concentre pas sur une industrie AEC spécifique, Meridian dispose de très bons contrôles à usage général qui s’intègrent à vos packages de dessin AutoCAD, MicroStation et autres standards. En plus de cela, Meridian a ouvert une interface utilisateur programmable que vous pouvez utiliser pour personnaliser votre programme afin d’accéder à presque toutes les fonctionnalités de ces systèmes de CAO.
L’évolutivité est l’une des forces de Meridian. Avec juste un peu de programmation, vous pouvez vraiment adapter le programme à votre propre flux de travail. Si vous n’avez pas de programmeur, la plupart des revendeurs proposent une personnalisation à des prix raisonnables. Nous utilisons le programme à notre emplacement actuel depuis une bonne partie de la décennie et nous avons réussi à intégrer des fonctionnalités qui font vraiment gagner du temps avec un investissement minimal. La relocalisation de projets, le dessin par lots, les signatures électroniques et six autres personnalisations nous ont fait économiser des milliers d’heures facturables.
La capacité de Meridian à suivre les modifications de fichiers, à créer des sauvegardes et des révisions en un seul clic, et à afficher et annoter les fichiers sans ouvrir le dessin réel est un excellent outil. Bien qu’il s’agisse d’un système complexe, nous vous prévenons que sa familiarisation avec vos utilisateurs nécessite une certaine courbe d’apprentissage. Meridian est très concentré sur Autodesk Inventor, mais il est tellement configurable que l’adapter à différentes industries n’est pas du tout un problème. Cependant, lors de l’utilisation d’Inventor, il fait un excellent travail de création de catalogues de pièces, de suivi des révisions de composants et de création de visualisations. Si Inventor est votre programme de conception principal, alors Meridian est idéal.
Adept de Synergis Software est un logiciel de gestion de documents d’ingénierie complet avec tous les programmes de base standard que vous pourriez trouver dans n’importe quel système EDMS avancé. Il permet la configuration complète des métadonnées des champs personnalisés, l’archivage/extraction des documents par l’utilisateur, le contrôle de version et les pistes d’audit pour suivre qui a fait quoi sur tous les fichiers et quand.
L’accent principal d’Adept sur la fabrication et l’intégration avec des programmes tels qu’Inventor et SolidWorks signifie qu’Adept est capable de se connecter directement aux éléments de dessin, tels que les propriétés et les noms de blocs, pour générer automatiquement des pièces et des nomenclatures. Adept dispose également d’un client intégré qui s’exécute dans n’importe quel logiciel AutoCAD, donnant aux utilisateurs un accès direct à la structure des fichiers du projet sans quitter AutoCAD. De même, Adept a la même intégration avec la gamme de produits MicroStation de Bentley.
En raison de sa forte concentration sur la fabrication, l’intégration d’Adept avec SolidWorks de Dassault Systèmes est l’un de ses composants les plus solides. Les utilisateurs peuvent accéder aux pièces et aux assemblages, exécuter des requêtes d’état sur ceux-ci et même rechercher plusieurs révisions et mettre automatiquement à jour leurs composants conçus via le volet des tâches Adept entièrement exécuté dans SolidWorks. À partir de ce volet, vous pouvez accéder à n’importe quelle pièce ou assemblage et passer la souris dessus pour obtenir une info-bulle indiquant l’état actuel de chaque pièce. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur n’importe quel fichier de la base de données pour l’ouvrir/le modifier sans le garder ouvert. Cela permet de gagner beaucoup de temps : vous pouvez modifier des parties de votre conception à la volée et voir immédiatement ces modifications reflétées dans votre plan global, sans avoir à fermer le fichier.
Le seul inconvénient d’Adept est aussi son plus grand avantage : il est vraiment destiné à la fabrication. Si c’est votre monde, alors Adept pourrait être l’EDMS pour vous. Cependant, si vous travaillez principalement dans une autre industrie AEC, vous voudrez peut-être éviter ce package et rechercher quelque chose de mieux adapté à votre travail.
AutoEDMS d’ACS Software est un logiciel de gestion de documents d’ingénierie qui peut plaire aux petites entreprises. AutoEDMS dispose des contrôles standard d’enregistrement/extraction, de flux de travail, de révision et de liaison de cartouche que vous vous attendez à voir dans n’importe quel package EDMS, mais sinon, il garde les choses assez simples. AutoEDMS n’a pas les données avancées et les liens de pièces que de nombreux concurrents ont, ni les outils de personnalisation et d’intégration haut de gamme de programmes plus importants. Ce n’est pas nécessairement une mauvaise chose. Parfois, vous avez juste besoin d’une interface plus simple, alors pourquoi acheter un programme qui dépasse ce que vous utiliserez jamais ?
AutoEDMS est plus un système de gestion de documents à usage général, permettant un contrôle de base sur une base de données centrale pour stocker et manipuler des fichiers, plutôt que des packages de conception spécifiques à l’industrie. Il s’intègre à AutoCAD, MicroStation, SolidWorks et à d’autres produits similaires, mais il ne fournit pas la liaison de données entièrement étendue que les autres packages EDMS fournissent.
Si vous souhaitez vous lancer dans EDMS pour la première fois, cela pourrait être une bonne option pour vous. Une interface plus simple permettra à vos employés de se familiariser avec les concepts de base de la gestion de documents sans confondre le sujet avec des dizaines de fonctionnalités avancées dont vous n’aurez peut-être jamais besoin. Commencez avec un logiciel plus petit, comme celui-ci, et donnez-vous, à vous et à vos employés, le temps de vous habituer à l’environnement EDMS, avant de passer à un progiciel plus robuste et spécifique à votre secteur.
Content Central d’Ademero est plus un progiciel de gestion de documents simple qu’un système EDMS, mais comme il vous permet de stocker et d’accéder à tout type de fichier à l’aide de son propre programme, nous avons décidé de l’inclure ici. Content Central est un système de gestion de fichiers étendu qui vous permet de conserver tous les fichiers dans une structure de dossiers de projet définie et d’attribuer des informations étendues à chaque fichier de cette structure. Il dispose d’une fonctionnalité d’archivage/extraction standard et d’outils de dénomination et d’indexation automatiques des fichiers.
Contrairement à la plupart des autres packages EDMS, Control Central dispose également d’une fonctionnalité intégrée pour numériser des documents et utiliser la reconnaissance automatique pour déterminer ce qu’ils sont et où ils se trouvent dans le projet. Il s’agit d’une fonctionnalité intéressante pour le traitement des factures et des contrats des consultants et des clients. Le programme dispose également d’un très bon système de suivi des approbations et de partage/collaboration de fichiers avec d’autres utilisateurs.
D’un point de vue technique, ce package est un peu limité. Il n’a pas l’intégration avec votre package de conception que vous pourriez souhaiter, ni un simple plugin pour accéder aux bases de données à partir d’autres logiciels. La majeure partie de votre gestion de fichiers se fait directement via le client Control Central, et lorsque vous double-cliquez dessus, il lance uniquement vos fichiers dans le programme qui les a créés. Le logiciel semble se concentrer davantage sur un modèle de gestion de bureau générique qu’un modèle d’ingénierie, mais il possède des fonctionnalités intéressantes qui peuvent être adoptées par les petites et moyennes entreprises AEC.
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