5 compétences Microsoft Word et Excel que vous devez posséder pour réussir au bureau
Selon votre travail, vous avez peut-être déjà des compétences Office. En tant que comptable, vous maîtrisez probablement les fonctions financières de Microsoft Excel. Si vous travaillez dans le domaine de la gestion, vous savez probablement comment créer des présentations professionnelles à l’aide de Microsoft PowerPoint.
Outre ces éléments spécifiques à l’emploi, il existe un ensemble de compétences de base dans MS Office que presque tout le monde doit connaître lorsqu’il entre dans un emploi de bureau. Si la cabine est votre maison et que vous devez analyser des informations, faire des présentations occasionnelles ou rédiger des rapports concis, vous voudrez vous assurer de garder ces conseils dans votre poche arrière à tout moment.
Compétences Microsoft Excel
Excel doit être discuté en premier car c’est l’un des produits Microsoft Office les plus polyvalents. Excel devrait être utilisé dans presque toutes les professions du monde.
Organiser et mieux comprendre les informations et les données est au cœur de Microsoft Excel, et être capable de le faire plus rapidement vous permet également de travailler plus rapidement.
1. Utilisez le remplissage automatique
Vous pouvez gagner beaucoup de temps avec deux méthodes pour remplir les données dans Excel. La compétence #1 est la fonction de remplissage automatique – remplissant des données numérotées dans les colonnes et les lignes. Cette fonctionnalité d’Excel vous fera gagner beaucoup de temps pendant que vous travaillez car vous n’aurez pas à modifier chaque cellule.
Pour l’utiliser, tapez simplement n’importe quoi dans la première cellule se terminant par un nombre.
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Cliquez et maintenez le coin inférieur droit de la cellule, puis faites glisser la souris vers le bas de la colonne. Vous remarquerez que les nombres à droite s’incrémentent automatiquement pour chaque cellule.
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2. Utilisez les formules de remplissage automatique
La compétence n°2 à apprendre consiste à utiliser des formules de saisie semi-automatique. Si vous écrivez une fonction au bas de chaque colonne – comme la moyenne de toutes les valeurs de cette colonne – vous pouvez également utiliser la même fonction de saisie semi-automatique pour effectuer le même calcul au bas de chaque autre colonne.
Vous faites la même chose. Cliquez et maintenez sur le coin inférieur droit de la cellule où vous venez d’entrer la formule, et faites-le glisser sur les autres colonnes sur la droite.
Tous ces calculs de colonne corrigent automatiquement la lettre de la colonne de droite lorsque vous relâchez la souris. Vous avez essentiellement exécuté la même formule pour chaque colonne en quelques secondes sans même avoir à taper une clé.
3. Gérez facilement les données avec des outils de tableau croisé dynamique
Si vous voulez gagner beaucoup de temps d’analyse, la troisième compétence que vous devez vraiment apprendre dans Excel est un outil appelé tableau croisé dynamiqueLes tableaux croisés dynamiques sont disponibles sur insérer menu.cherche juste tableau croisé dynamique icône.
Si vous cliquez sur cette icône après avoir mis en surbrillance l’ensemble du tableau de données (y compris l’en-tête), l’outil de tableau croisé dynamique analyse les données et vous permet de les placer dans une nouvelle feuille où vous pouvez manipuler les données de différentes manières .
L’outil de tableau croisé dynamique vous permet de sélectionner des colonnes de données à analyser, puis de choisir comment vous souhaitez manipuler les données. Tout simplement les additionner ? les moyenne? Calculer l’écart type ?
L’utilisation de tableaux croisés dynamiques peut vous faire gagner beaucoup de temps. Pour accomplir ces mêmes choses dans un tableau Excel standard, il faut diverses fonctions et reformater les données. Les tableaux croisés dynamiques le font automatiquement et vous pouvez passer plus de temps à étudier les résultats.
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Compétences Microsoft Word
L’un des produits Microsoft Office les plus couramment utilisés est Microsoft Word, par exemple, pour rédiger des rapports destinés à la direction ou pour rédiger d’importantes correspondances commerciales et autres. Compte tenu de ces utilisations courantes, il est facile d’identifier deux compétences dans les produits MS Office que chaque résident de cabine devrait connaître, telles que la manipulation des en-têtes, la mise en page et le formatage.
La raison pour laquelle les en-têtes sont importants est qu’une fois que vous avez conçu un bon en-tête pour quelque chose comme une lettre à remplir ou un type de rapport, vous n’avez pas besoin de concevoir ou de recréer cet en-tête.
Vous pouvez enregistrer votre document avec tous les formats d’en-tête que vous souhaitez et enregistrer tout ce qui fonctionne la prochaine fois que vous créerez le même document.Les titres peuvent être formatés en cliquant sur insérer menu et sélectionnez Titre icône.
Après avoir regardé le menu d’édition des titres, vous verrez la polyvalence et l’utilité des titres. Vous pouvez automatiquement faire alterner l’en-tête entre les deux conceptions entre les pages paires et impaires, et vous pouvez même diviser votre document en sections et donner à chaque section son propre en-tête unique.
Cette flexibilité vous permet de gagner beaucoup de temps en automatisant toutes les parties répétitives du document pour les différents documents que vous devez rédiger pour le travail.
Un autre avantage d’utiliser les titres de cette façon est que si vous souhaitez modifier une partie de ces titres dans votre document, tout ce que vous avez à faire est de changer le style de titre en un seul endroit, et les modifications seront automatiquement répliquées dans tout le document. S’il n’y a pas de titre, vous devez le modifier manuellement sur chaque page.
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5. Gérer les mises en page
La prochaine compétence Microsoft Word que tout employé de bureau devrait savoir est de savoir comment formater et prévisualiser les pages de n’importe quel document. Savoir comment faire cela vous donne la possibilité de donner à votre document l’apparence que vous souhaitez, plutôt que d’être bloqué avec des paramètres par défaut comme la taille de la marge (que beaucoup de gens ne savent pas comment changer).
Certains outils que vous devriez apprendre à formater votre mise en page se trouvent à insérer menu.quelque chose comme numéro de page outil qui automatisera et gérera les numéros de page pour vous.
La plupart des options de formatage de page dont vous avez besoin portent bien leur nom agencement menu.Si vous rédigez une newsletter pour votre entreprise, quand pouvez-vous utiliser Lister Un outil trouvé ici peut faire cela?
Le mystérieux espace blanc autour de la page que la plupart des gens appellent leur technicien informatique local pour savoir comment le réparer ? Ne vous embêtez pas à appeler.depuis motif menu, il suffit de cliquer bordure de page icône, aller à bordure de page onglet, puis cliquez sur Choix.
Là, vous pouvez définir les marges supérieure, inférieure, gauche et droite.D’ailleurs, là Bordures et ombres menu pour voir toutes les autres choses intéressantes que vous pouvez faire comme mettre des bordures sur n’importe quel côté de la page, appliquer uniquement aux sections du document, et plus encore.
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Fini les tâches stressantes
Quel que soit votre travail, vous aurez besoin d’un minimum de compétences Word et Excel, car vous devrez peut-être rapidement créer un document ou une feuille de calcul attrayant. Vous devriez le faire sans perdre trop de temps.
Heureusement, notre liste vous montrera certaines des compétences de base de Word et Excel dont vous avez besoin pour réussir au bureau.
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