5 astuces de remplissage automatique Microsoft Excel pour créer des feuilles de calcul plus rapidement
Excel AutoFill est le moyen le plus efficace de gagner du temps lors du remplissage des feuilles de calcul. La plupart des gens ne réalisent pas qu’ils peuvent automatiser de nombreuses choses qui sont faites manuellement sur Excel.
Par exemple, lorsque vous faites glisser vers le bas jusqu’à Remplissage automatique, vous souhaiterez peut-être appliquer une formule uniquement toutes les deux ou trois lignes. Ou peut-être voulez-vous remplir tous les blancs de la feuille de calcul. Cet article vous montrera les cinq façons les plus efficaces d’automatiser le remplissage des colonnes.
1. Remplir automatiquement toutes les autres cellules dans Excel
Quiconque travaille avec Excel depuis un certain temps sait comment utiliser la fonction de remplissage automatique pour remplir automatiquement une cellule Excel basée sur une autre cellule Excel.
Vous pouvez simplement cliquer et maintenir la souris dans le coin inférieur droit d’une cellule et la faire glisser vers le bas pour appliquer la formule de cette cellule à chaque cellule en dessous (similaire à la copie d’une formule dans Excel).
Dans le cas où la première cellule n’est qu’un nombre et non une formule, Excel ne remplira automatiquement la cellule qu’en comptant.
Mais que se passe-t-il si vous ne souhaitez pas appliquer une formule de remplissage automatique Excel à chaque cellule en dessous ? Par exemple, que se passe-t-il si vous souhaitez simplement que toutes les autres cellules se remplissent automatiquement et concatènent les noms et prénoms, mais que vous souhaitez conserver la même ligne d’adresse ?
Comment remplir automatiquement toutes les autres cellules dans Excel
Vous pouvez le faire en modifiant légèrement l’autocompléteur. Au lieu de cliquer sur la première cellule et de la faire glisser depuis le coin inférieur droit, mettez en surbrillance les deux premières cellules. Ensuite, placez la souris dans le coin inférieur droit des deux cellules jusqu’à ce que le curseur se transforme en ‘+‘.
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Maintenant, maintenez-le enfoncé et faites-le glisser comme d’habitude.
Excel ne remplit plus automatiquement chaque cellule en fonction de la première cellule, mais ne remplit désormais qu’une cellule sur deux dans chaque bloc.
Comment gérer les autres cellules
Que faire si la deuxième cellule n’est pas vide ? Eh bien, dans ce cas, Excel appliquera la même règle à toutes les autres cellules de la deuxième cellule du premier bloc que vous avez mis en surbrillance.
Par exemple, si la deuxième cellule contient « 1 », Excel remplira automatiquement toutes les autres cellules en l’incrémentant de 1.
Vous pouvez imaginer comment cette flexibilité peut grandement améliorer votre efficacité dans le remplissage automatique des données dans les feuilles de calcul. C’est l’une des nombreuses façons dont Excel peut vous aider à gagner du temps lorsque vous travaillez avec de grandes quantités de données.
2. Remplissage automatique jusqu’à la fin des données dans Microsoft Excel
L’une des choses que les gens rencontrent souvent lorsqu’ils traitent des feuilles de calcul Excel dans un environnement d’entreprise est de traiter un grand nombre de feuilles de calcul.
Il est facile de faire glisser le curseur de la souris du haut vers le bas d’un ensemble de 100 à 200 lignes pour remplir automatiquement la colonne. Mais que se passe-t-il s’il y a en fait 10 000 ou 20 000 lignes dans la feuille de calcul ? Il faut beaucoup de temps pour faire glisser le curseur de la souris sur 20 000 lignes.
Il existe une astuce rapide pour augmenter l’efficacité. Voici comment remplir automatiquement de grandes plages dans Excel. Au lieu de faire glisser la colonne vers le bas, maintenez simplement la touche Maj enfoncée sur votre clavier.
Vous remarquerez maintenant que lorsque vous passez la souris sur le coin inférieur droit d’une cellule, ce n’est pas une icône plus mais une icône avec deux lignes parallèles horizontales.
Maintenant, tout ce que vous avez à faire est double-cliquez Avec cette icône, Excel remplira automatiquement toute la colonne, mais uniquement jusqu’au point où la colonne adjacente contient réellement des données.
Cette astuce peut vous faire économiser d’innombrables heures perdues à essayer de faire glisser la souris sur des centaines ou des milliers de lignes.
3. Remplissez les blancs
Imaginez que vous êtes chargé de nettoyer une feuille de calcul Excel et que votre patron souhaite que vous appliquiez une formule spécifique à chaque cellule vide d’une colonne.
Vous ne voyez aucun modèle prévisible, vous ne pouvez donc pas utiliser l’astuce de remplissage automatique « tous les autres x » ci-dessus. En outre, cette méthode efface toutes les données existantes dans la colonne. Que pouvez-vous faire?
Eh bien, il y a une autre astuce que vous pouvez utiliser pour remplir cellule vide Fais ce que tu veux.
Dans le tableau ci-dessus, votre patron vous demande de remplir toutes les cellules vides avec la chaîne « N/A ». Dans une feuille de calcul avec seulement quelques lignes, il s’agirait d’un simple processus manuel. Mais dans une table avec des milliers de lignes, cela vous prendra une journée entière.
Donc, ne le faites pas manuellement. Sélectionnez simplement toutes les données de la colonne.alors vas y Famille menu, sélectionnez Rechercher et sélectionner icône, sélectionnez aller spécial.
Dans la fenêtre suivante, sélectionnez Vide.
Dans la fenêtre suivante, vous pouvez entrer la formule dans la première cellule vide.Dans ce cas, vous pouvez simplement taper n’est pas applicable puis appuyez Ctrl + Entrée Donc, la même chose s’applique à chaque cellule vide trouvée.
Si vous préférez, vous pouvez entrer la formule dans la première cellule vide au lieu de « N/A » (ou cliquer sur la valeur précédente pour utiliser la formule dans la cellule au-dessus de la cellule vide).
quand tu appuies Ctrl + Entrée, il appliquera la même formule à toutes les autres cellules vides. Utilisez cette fonctionnalité pour nettoyer rapidement et facilement les feuilles de calcul désordonnées.
4. Remplir la macro de valeur précédente
La dernière astuce nécessite en fait plusieurs étapes. Vous devez cliquer sur un tas d’éléments de menu – moins de clics sont la clé de l’efficacité, n’est-ce pas ?
Poussons donc cette dernière astuce un peu plus loin. Automatisons-le avec une macro. La macro suivante recherchera essentiellement une colonne et vérifiera les cellules vides. S’il est vide, il copiera la valeur ou la formule de la cellule au-dessus.
Pour créer une macro, cliquez sur développeur élément de menu et cliquez sur macro icône.
Nommez la macro et cliquez sur Créer une macro bouton. Cela ouvrira une fenêtre d’éditeur de code. Collez le code suivant dans la nouvelle fonction.
FirstColumn = InputBox(« Veuillez saisir la lettre de la colonne. »)
FirstRow = InputBox(« Veuillez saisir le numéro de ligne. »)
LastRow = Range(FirstColumn & « 65536 »).End(xlUp).Row
pour je = FirstRow à LastRow
Si Range(FirstColumn & i).Value = « » Alors
Plage(PremièreColonne & (i – 1)).Copier Plage(PremièreColonne & i)
Au cas où
Ensuite je
L’approche du script ci-dessus consiste à le rendre flexible, de sorte qu’il permettra à l’utilisateur de la feuille de spécifier la colonne et la ligne de départ. Alors maintenant, quand vous avez une feuille qui ressemble à ceci :
Après avoir rempli les cellules vides avec la même formule que la cellule au-dessus d’elles, vous pouvez exécuter la macro pour remplir les blancs de la colonne G.
Après avoir répondu à l’invite de démarrage d’une colonne et d’une ligne, toutes les lacunes de cette colonne seront comblées sans toucher aux données existantes.
Il remplit essentiellement automatiquement les colonnes tout en préservant les données existantes. Il n’est pas facile de faire cela simplement en faisant glisser la souris vers le bas d’une colonne, mais c’est possible en utilisant l’approche pilotée par menu décrite ci-dessus, ou l’approche macro décrite dans cette section.
5. Macro de calcul itératif
Les calculs itératifs sont basés sur les résultats des lignes précédentes. Par exemple, les bénéfices de l’entreprise du mois prochain peuvent dépendre des bénéfices du mois précédent.
Dans ce cas, vous devez inclure la valeur de la cellule précédente dans un calcul qui inclut les données de l’intégralité de la feuille de calcul ou du classeur. Terminé Cela signifie que vous ne pouvez pas simplement copier et coller des cellules, mais effectuer des calculs basés sur les résultats réels à l’intérieur des cellules.
Modifions la macro précédente pour effectuer un nouveau calcul basé sur le résultat de la cellule précédente.
FirstColumn = InputBox(« Veuillez saisir la lettre de la colonne. »)
FirstRow = InputBox(« Veuillez saisir le numéro de la première ligne. »)
LastRow = InputBox(« Veuillez saisir le dernier numéro de ligne. »)
pour je = FirstRow à LastRow
Plage(PremièreColonne & i).Valeur = 5000 + (Plage(PremièreColonne & (i – 1)).Valeur * 0.1)
Ensuite je
Dans ce script, l’utilisateur fournit le numéro de la première et de la dernière ligne. Comme le reste de la colonne ne contient aucune donnée, le script ne sait pas par où commencer. Une fois que le script a reçu une plage, il calculera de manière interactive en utilisant les valeurs précédentes et remplira toute la colonne avec les nouvelles données.
N’oubliez pas qu’il ne s’agit que d’une alternative au calcul itératif. Vous pouvez faire la même chose en tapant la formule directement dans la cellule vide suivante et en incluant la cellule précédente dans la formule. Ensuite, lorsque vous remplirez automatiquement la colonne, les valeurs précédentes seront fusionnées de la même manière.
L’avantage d’utiliser des macros est que si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter une logique avancée aux calculs interactifs que vous ne pouvez pas faire avec des formules de cellules simples.
Vous pouvez en savoir plus sur les erreurs à éviter lors de la création de macros Excel ici.
Remplir automatiquement les colonnes Excel en toute simplicité
Comme vous pouvez le voir, la méthode que vous choisissez lors du remplissage automatique des colonnes peut vraiment réduire votre charge de travail. Ceci est particulièrement important lorsque vous traitez des feuilles de calcul avec des milliers de colonnes ou de lignes. Avec un peu de patience et de pratique, vous pourrez remplir automatiquement des formules dans Excel sans trop d’effort.
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