3 modèles gratuits pour garder les réunions sur la bonne voie et utiles
Les réunions font partie de la vie normale dans le monde des affaires. Malheureusement, toutes les conférences n’atteignent pas leur but. Cela est généralement dû à un manque d’organisation des réunions.
En utilisant les modèles de réunion gratuits suivants, vous pouvez facilement préparer, enregistrer et réviser vos réunions pour des résultats globaux efficaces.
1. Avant la réunion
L’ordre du jour est l’une des parties les plus importantes de la planification d’une réunion. Cela permet aux hôtes de la réunion de fournir aux participants un point de discussion objectif et qui sera présent. De plus, un ordre du jour avec une section de préparation peut être utile. Cela vous permet d’inclure des documents et d’autres éléments essentiels à la discussion.
Cela fait partie de votre travail de coordinateur de préparer autant de réunions que possible pour vos participants. De plus, il permet aux réunions d’être organisées et de progresser.
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Ce modèle Microsoft Word de TidyForms est une option attrayante, professionnelle et bien présentée. Il offre une apparence propre, basée sur un tableau, facile à lire et à numériser. Le modèle commence par les détails de base de la réunion tels que le titre, l’hôte, la date, l’heure et le lieu.
Dans la section suivante, vous décrivez les objectifs de la réunion. Il s’agit d’un élément clé de l’ordre du jour, donnant à tous les participants une compréhension claire de l’intention de la réunion. Tant qu’il est succinct, une phrase ou deux suffisent généralement.
Faire une vidéo du jour
La troisième section est l’endroit où vous pouvez répertorier les participants à la réunion avec leurs services, adresses e-mail et numéros de téléphone. Bien sûr, ces champs sont facultatifs, en fonction de l’activité en cours et de votre entreprise.
Ensuite, vous listerez les points de l’ordre du jour de la réunion avec le sujet, le propriétaire et l’heure. Cela permet à nouveau aux participants de se préparer pour leur partie de session. Vous pouvez également garder les réunions sur la bonne voie en répertoriant le temps alloué à chaque sujet.
Enfin, vous compléterez la section de préparation. Vous devez inclure et joindre des éléments tels que des documents, des diagrammes ou des e-mails à titre d’exemples, et qui est responsable de la livraison de chaque élément.
Chaque section de ce modèle d’ordre du jour a son propre objectif, vous permettant de rassembler des personnes et du matériel, et de définir des attentes pour votre réunion.
2. Pendant la réunion
Prendre des notes pendant une réunion est la prochaine responsabilité majeure de l’hôte, bien que vous deviez désigner un preneur de notes spécifique. Quoi qu’il en soit, des procès-verbaux de réunion précis sont essentiels au succès de la réalisation des objectifs.
Ces notes servent de rappels pour le suivi, les actions, les questions et les conclusions pour tous les participants. Donc, si vous utilisez le modèle de compte rendu de réunion, il sera beaucoup plus simple de prendre ces notes.
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Le modèle d’ordre du jour de TidyForms ci-dessus a une deuxième page pour les procès-verbaux de réunion. Le format de cette page est le même que celui de l’ordre du jour, et trois des quatre sections sont exactement les mêmes.
La seule différence est que les points d’action remplacent la section de préparation et qu’il y a une section de suivi pour la prochaine réunion. C’est une excellente option si vous êtes intéressé par une présentation cohérente des ordres du jour et des procès-verbaux.
Cependant, il existe un autre modèle Word sur le site Web de Microsoft Office qui offre une meilleure organisation des notes. Vous verrez que ce modèle contient des informations de base sur la réunion en haut, comme la plupart.
Cependant, il fournit une section pour chaque sujet abordé au cours de la session, ainsi que tous les détails applicables à ce sujet particulier.Cette mise en page est plus structurée et vous pouvez inclure des sujets, le temps alloué, les présentateurs, ce qui a été discuté, les conclusions et les actions finales pour chaque point de l’ordre du jour dans un endroitCependant, le modèle de minute TidyForms a une section distincte en bas pour tous les éléments d’action sans trop de détails.
Une autre fonctionnalité utile de ce modèle est la dernière section qui vous permet d’ajouter des commentaires spéciaux. Cela peut être utile lorsque d’autres éléments surviennent qui peuvent ne pas être liés au sujet spécifique en cours de discussion.
Vous pouvez également inclure les noms des personnes qui ont accidentellement rejoint la réunion dans Observateur partie.
3. Après la réunion
Maintenant que votre réunion est en attente, il est temps d’assurer le suivi de vos participants. Cet examen de la réunion doit résumer les procès-verbaux rédigés et les actions attendues.
N’oubliez pas que c’est toujours une bonne idée d’envoyer une rétrospective, même si la réunion n’a donné lieu à aucune action. Les résumés de conférences peuvent servir de référence pour des conférences similaires et des thèmes ou problèmes réémergents.
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Ce modèle de Template Labs est une excellente option. Remplissez simplement le titre de la réunion, la date, les participants, le lieu et les sections de notes en haut. Ensuite, utilisez le formulaire pour inclure votre suivi.
en dessous de questionvous pouvez inclure des sujets pertinents à l’ordre du jour, tels que traverser Ajoutez un présentateur, puis dans discuter Reportez les mêmes détails du procès-verbal de la réunion.Ajouter à responsable personnes, date limiteet vous êtes prêt.
Vous pouvez également l’utiliser pour suivre l’achèvement des éléments d’action.Par exemple, vous pouvez ajouter une colonne au tableau et étiqueter un X ou la date à côté de l’action terminée.
Alternativement, vous pouvez supprimer la ligne entière pour montrer son achèvement. Ensuite, enregistrez et renvoyez aux participants avec un nouveau nom ou une nouvelle date jusqu’à ce que tous les éléments soient complets.
Si votre réunion n’a abouti à aucun élément d’action, vous pouvez toujours utiliser ce modèle pour fournir un résumé de la réunion.Remplissez le formulaire avec les détails appropriés, puis ci-dessous date limiteEntrez les indicateurs complétés ou non applicables.
Si vous aimez ce modèle, vous pouvez le télécharger à partir de la page Template Lab Minutes.Ensuite, faites défiler jusqu’à Modèle de procès-verbal de réunion 17 Téléchargez ce modèle.
Réussissez votre réunion
Les modèles d’entreprise peuvent être pratiques et, pour les réunions, ils peuvent faire gagner du temps. Vous devez vous concentrer sur les objectifs et le contenu de la réunion, et non sur la création de documents. Alors pour votre prochaine réunion, consultez ces modèles pratiques pour des résultats bien exécutés.
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Crédit image : Rawpixel.com/Shutterstock
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