10 règles de conception simples pour les documents Microsoft Word professionnels
Microsoft Word comprend tellement de fonctionnalités que vous pouvez l’utiliser pour générer presque tout ce que vous voulez. Mais ces fonctionnalités ne produisent pas toujours le type de conception de document magnifique, de haute qualité et professionnelle que vous attendez.
C’est une chose de tout savoir sur Microsoft Word, toutes ses subtilités, ses bizarreries et ses fonctionnalités, mais c’en est une autre de savoir ce qui fait un excellent document. Ici, nous allons vous montrer comment formater un document Word pour lui donner un aspect plus professionnel.
1. Restez simple, moins c’est plus
Vous vous demandez comment donner une belle apparence à vos documents Word ? Restez simple et profitez des fonctionnalités cachées fournies avec Microsoft Word. Si vous vous souvenez d’une chose dans cet article, que ce soit ceci et vous pourrez prendre les bonnes décisions de conception à l’avenir !
Lors de la rédaction de la documentation, le contenu doit être l’objectif principal. Des directives de formatage de la documentation existent pour rendre ce contenu plus facile à lire et à assimiler. Éliminez la tentation d’introduire des éléments accrocheurs qui ne feront que distraire. Maximisez l’espace blanc. Gardez votre formulation serrée et révisez les longues phrases ou les paragraphes. Règles simples et minimales dans l’ensemble.
2. Choisissez une police adaptée au contexte
Quelle devrait être votre première grande décision de conception Police de caractère vous voulez utiliser.connaissances traditionnelles Serif Les polices sont plus faciles à lire dans les documents imprimés, tandis que police sans empattement Les polices sont meilleures pour les yeux lors de la lecture sur un écran numérique.
De bons exemples de polices avec empattement incluent Garamond, Georgia, Hoefler Text et Palatino, tandis que de bons exemples de polices sans empattement incluent Arial, Gill Sans, Helvetica et Lucida Sans.
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Si vous souhaitez éviter l’une des erreurs de conception de présentation les plus courantes, ignorez Comic Sans. Quoi que vous finissiez par utiliser, utilisez la même police dans tout le document. Vous pouvez utiliser une police différente pour le titre si vous le souhaitez.
3. Utilisez des tailles et des couleurs de police standard
Vous n’apprendrez pas à formater un document Word pour lui donner un aspect professionnel sans prêter attention à l’apparence du texte.Les documents commerciaux et universitaires utilisent souvent Taille de police de 12 pointslorsqu’il est combiné avec les directives de taille de page, de marges et d’interligne décrites ci-dessous, produit les paragraphes les plus lisibles.
Certains rapports riches en informations peuvent parfois être réduits à une taille de police de 10, mais jamais plus petite.
En général, il est préférable de Gardez vos mains à l’écart de tout ce qui concerne la couleur, en particulier pour les documents imprimés. Vous devrez payer plus pour l’encre de couleur, et si le document est copié, il ne survivra pas. Pour les documents numériques, réservez le texte en couleur aux avertissements importants, etc.préfère mettre l’emphase audacieux et italique texte.
4. Utilisez des tailles de page et des marges standard
Presque tous les documents de bureau sont imprimés en standard 8½ » x 11″ page, appelée format US Letter (également appelé ailleurs A4 ou 210 mm x 297 mm). C’est la seule taille garantie de fonctionner quelle que soit l’imprimante que vous utilisez.
En ce qui concerne les marges, la plupart des manuels de style et des guides de style exigent 1″ de marge de chaque côté La longueur de la page, qui offre la meilleure lisibilité de longueur de ligne et permet des commentaires écrits si nécessaire.Toutefois, si vous reliez le document dans un classeur, vous devrez peut-être augmenter les marges pour 1½ » pour accueillir la bague.
5. Aligner les paragraphes à gauche
Vous pourriez être tenté d’utiliser un alignement justifié, comme cela est utilisé dans les journaux, les romans et certains manuels, mais pour les documents de bureau et académiques, c’est le mauvais choix. Pourquoi est-il important de formaliser les documents ? Sans formulaire, votre document devient illisible.
ce que tu veux c’est Aligner le texte à gaucheCela crée des irrégularités sur le côté droit du paragraphe, mais maintient l’espacement des lettres en fonction de la police que vous utilisez, ce qui signifie une lisibilité optimale. Sinon, vous pourriez vous retrouver avec des rivières de typographie qui sont très gênantes et laide.
6. Indenter la première ligne d’un paragraphe
Il ne doit pas y avoir d’espace supplémentaire entre les paragraphes et la première ligne d’un paragraphe doit Retrait pour faire ressortir chaque paragrapheLa seule exception est le paragraphe qui suit immédiatement le titre de la section, qui ne peut pas être en retrait, car le contexte qui l’entoure indique clairement qu’il s’agit de son propre paragraphe.
Une règle générale consiste à faire en sorte que la taille du retrait soit identique à la taille de la police.Assurez-vous d’utiliser la fonctionnalité de styles de paragraphe de Word pour gérer l’indentation au lieu d’utiliser Étiqueter clé!
7. Placez des images entre les paragraphes
Il peut être acceptable de placer une image dans un paragraphe et de laisser le texte l’entourer, et si votre organisation préfère cette façon, allez-y et faites-le. Mais en général, cela nuit à la lisibilité, en particulier dans les rapports basés sur les données.
L’option la plus sûre, en particulier pour les graphiques, les diagrammes et les tableaux, est Mettre des images entre les paragraphes et centrez-les. De cette façon, vos images ne sont jamais en concurrence avec le texte environnant pour attirer l’attention. Cela aide également les sous-titres à se démarquer.
8. Choisissez un espacement de ligne adapté au contexte
Le choix correct de l’interligne (l’espace qui sépare une ligne de texte de la suivante) dépend vraiment du type de document que vous écrivez.
document académique Tout guide de style académique doit être suivi en premier, s’il n’y a pas de guide de style, le double interligne est préféré. Documents commerciaux et de bureau Il a tendance à être à simple interligne pour minimiser le nombre de pages nécessaires à l’impression, mais les documents numériques peuvent être plus faciles à lire s’ils sont espacés de 120 à 150 %.
9. Divisez le texte avec des titres et des listes
Plus le document est long, plus le titre est important. Préférez-vous lire un rapport de 20 pages qui n’est rien de plus qu’un mur de texte du début à la fin ? Ou un rapport de 30 pages, divisé en sections, sous-sections et titres appropriés ? Je préfère ce dernier à chaque fois.
Les listes sont également utiles pour briser les murs de texte et attirer l’attention.utiliser Liste numérotée Lors du calcul d’un ensemble d’éléments (tels que « Les cinq attributs d’un entrepreneur prospère ») ou lors de la fourniture d’instructions étape par étape. Par ailleurs, liste à puces très bien. Il est important d’éviter de trop utiliser les listes, ce qui peut réduire la lisibilité de la conception de votre document Word.
Ceci est particulièrement important lors du formatage de votre script dans Word.
10. Sections séparées avec des points d’arrêt
Lorsque vous souhaitez apprendre à rendre votre rapport plus professionnel, vous devez vous familiariser avec les sauts de section. Dans Microsoft Word, saut de section Permet de différencier certaines pages en modifiant l’orientation, les colonnes, les en-têtes, les pieds de page, les numéros de page, etc. Les sauts de section se présentent sous quatre formes :
- Page suivante: Commencez la section suivante sur la page suivante.
- continu: Commencez la section suivante sur la page actuelle.
- Pages paires : Commencez la section suivante sur la prochaine page paire.
- Pages impaires: Commencez la section suivante sur la prochaine page paire.
Si vos documents sont suffisamment volumineux pour nécessiter des chapitres, c’est la meilleure façon de les formater de manière propre. Le saut de section « Page suivante » doit être utilisé pour chaque chapitre, et s’il doit être placé dans un classeur, le saut de section « Page paire » ou « Page impaire » doit être utilisé. Nous montrons également comment supprimer les sauts de page en cas de besoin.
Apprenez à formater un document Word pour lui donner un aspect plus professionnel
À moins que votre organisation ou votre école n’exige une mise en page et un format spécifiques, vous pouvez ignorer la lourde tâche de configurer votre propre modèle et simplement en télécharger un. Cela peut vous aider à réaliser rapidement une conception de document professionnelle.
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